Какие задачи бизнеса решает SAM-система

Управление программным обеспечением — одна из самых значительных статей расходов в компаниях. При этом часто бюджет тратится неэффективно из-за хаоса в процессах учета ИТ-активов. В статье расскажем, как инструменты автоматизации помогут решить эту проблему.

Для чего нужна SAM-система

Это ИТ-решение, которое автоматизирует процессы управления программными активами по методологии Software Asset Management. Методология базируется на нескольких основополагающих принципах.

1. Полнота и непрерывность учета

В любой момент в компании должны быть точные и актуальные данные о том, какие программы установлены на рабочих местах. Сотрудники постоянно ставят и удаляют различные программы, поэтому необходим не просто периодический, а постоянный мониторинг действующих программных активов.

Для этого SAM-системы используют дискаверинг — решение для автоматического опроса сети, которое собирает сведения об установленном софте, обеспечивая всегда полную картину применяемого в компании ПО.

2. Сверка лицензионного баланса

Это регулярное сопоставление закупленных лицензий с фактически установленными и находящимися условно «в резерве». Если количество ПО в компании превышает показатели официального закупа — это недолицензирование. Значит, есть софт, использование которого не подтверждено документами. Если же программных активов больше, чем реально используемых лицензий, а также плановых остатков — это перелицензирование, что говорит о перерасходе бюджета на эти цели.

Решения SAM включает функциональность сопоставления, с помощью которого автоматически сравниваются закупленные лицензии с имеющимися и формируются отчеты. Так сразу видно софт, который не соотносится ни с какой закупкой. Это позволяет контролировать правомерность использования программ и избежать штрафов за незаконное применение.

3. Оптимизация использования

SAM предполагает контроль каждой лицензии: где и когда установлена, а главное — как используется. Программа, в том числе дорогостоящая, может значиться за сотрудником, но не быть востребованной. В этом случае закономерно передать лицензию кому-то другому.

Еще один аспект оптимального использования программных активов — это схемы лицензирования. Вендоры предлагают разные варианты, основанные на различных условиях. И для каждого софта важно подобрать подходящий. Для этого нужно оценить, сколько сотрудников и на каких ролях пользуются ею и как часто это происходит. Стоит периодически пересматривать схемы лицензирования и при необходимости менять их.

В решениях для автоматизации решить эту задачу помогает дискаверинг. Он не только идентифицирует установленные на устройствах ПО, но и снимает данные об использовании: когда запускалось, длительность сессий. Эти сведения позволяют анализировать востребованность софта у конкретных пользователей и оптимальность схем лицензирования.

4. Контроль жизненного цикла

К этапам жизненного цикла программного актива относятся: планирование, закупка, эксплуатация и вывод из эксплуатации. Все, что происходит с ПО, необходимо фиксировать. Это позволяет вести прозрачный учет, эффективно использовать, определять ТСО.

За счет стандартизации и автоматизации процессов учета программных активов SAM-система не позволит пропустить ни один шаг в их жизненном цикле и свяжет между собой: заявленную потребность — с последующей закупкой и документацией, развертывание — с пользователем и далее вплоть до вывода из эксплуатации.

Какими рисками грозит отсутствие системы управления программными активами

Отсутствие выстроенной системы управления лицензиями почти всегда означает неоптимальное распределение ИТ-бюджета: закупаются разрозненно, некоторые не используются, дублируют друг друга, теряют актуальность, сотрудники самостоятельно устанавливают нелицензионный софт. Остановимся подробнее на ключевых проблемах, с которыми сталкиваются компании, где нет эффективной системы управления ИТ-активами.

Постоянная переплата. В отсутствие SAM-решения компании часто тратят средства на ненужный софт и упускают выгоду от скидок за объем закупки. Программа может устареть или количество необходимых лицензий сокращается. Это легко упустить, и закупка лицензий продолжится в прежних объемах.

По некоторым расчетам, компании, в которых отсутствует решение для автоматизации, тратят впустую до 38% от общего ИТ-бюджета на лицензии, которые впоследствие не востребованы. Когда каждое подразделение самостоятельно занимается обеспечением лицензиями своих сотрудников, закупки мелкие и несистемные. Компании сложнее контролировать расходы.

Непрозрачность закупок, пропуск сроков оплаты и продления договоров. Компания, в которой нет практики учета лицензий программного обеспечения, вряд ли сможет эффективно планировать закупки и следить за корректностью использования бюджета. Пропущенная оплата может привести к отключению важного ПО в самый неподходящий момент. Ручная обработка данных о сроках действия лицензий требует много ресурсов, поэтому проще решить эту задачу с помощью автоматизации.

Юридические риски, связанные с установкой нелицензионного ПО. Иногда сотрудники самостоятельно устанавливают на рабочие устройства программы без покупки лицензий. Если компания не отслеживает такие случаи, это может привести к крупным штрафам от вендоров и проблемам с проверяющими органами. Но даже при полном соблюдении требований регуляторов есть риск получить штраф из-за отсутствия нужных документов. Важно организовать хранение правоустанавливающих документов: договоров, счетов, лицензионных соглашений — в едином источнике с удобным поиском.

Как Naumen SAM снижает риски для бизнеса

Какие бизнес-задачи получится решить с помощью специализированной системы? Разбираем на примере решения Naumen.

Планирование бюджета и оптимизация. Naumen SAM автоматизирует формирование плана закупок, основываясь на данных от каждого пользователя. Система подсказывает, можно ли использовать уже приобретенные лицензии вместо покупки дополнительных. Кроме того, централизованная закупка на все отделы, подразделения, филиалы и представительства компании позволяет получить скидку от вендора за объем.

Защита от нелицензионного ПО. В Naumen SAM это реализуется с помощью инструмента автоматического мониторинга. Когда пользователю передается лицензия, система фиксирует, кому и для какого устройства она предоставлена. Одновременно решение позволяет получать данные обо всех программах, установленных на рабочих станциях, ноутбуках и серверах. Результат сопоставления данных показывает, совпадает ли количество закупленных организацией лицензий с фактически используемыми. В случае расхождений можно отследить, на каких компьютерах установлены нелицензионные программы.

Оптимизация количества лицензий. Naumen SAM агрегирует данные о том, как именно используются установленные приложения. В системе задаются настройки, с которыми сопоставляются данные о запусках приложения. Это позволяет находить «простаивающие». Невостребованные лицензии могут быть прекращены или переданы другим сотрудникам.

Своевременная оплата. SAM-решение от Naumen учитывает сроки действия каждой лицензии и оповещает о приближении завершения оплаченного периода. Это позволяет не пропустить срок продления, чтобы избежать прекращения работы программы или автоматического списания средств за следующий период, в случае решения отказаться от нее.

Замена зарубежного ПО на российское. Уход зарубежных вендоров из России привел к сокращению доли иностранных ИТ-решений в компаниях. Naumen SAM позволяет отслеживать количество используемых зарубежных программ и долю в общем объеме программных активов. Отчет можно отправить регулятору, в головную организацию или использовать внутри компании.

Обобщим, с какими типовыми проблемами сталкиваются компании и как их избежать с помощью инструмента автоматизации.

Проблемы в управлении программными активами	Какие возможности предлагает система Naumen SAM
Нет прозрачности в закупленных лицензиях	Автоматический учет лицензий
Неэффективное планирование бюджета на закупку	Сбор данных о реальных потребностях сотрудников в ПО
Избыточное ПО	Контроль за лицензиями, выявление неиспользуемого софта
Необходимость импортозамещения	Автоматическое отслеживание доли зарубежного софта
Установка сотрудниками нелицензионных приложений	Автоматизированный расчет лицензионного баланса
Пропуск сроков оплаты лицензий и продления договоров	Автоматические напоминания о сроках действия лицензий и договоров

Главное

1. Одна из причин неоптимальных расходов ИТ-бюджета компаниями — хаос в системе управления программными активами.
2. Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, еще не внедрившие SAM-решение: переплата за ненужное ПО, непрозрачный процесс закупок и срыв сроков продления лицензий, штрафы за нелицензионный софт.
3. Software Asset Management — это набор методов и ИТ-практик, необходимых для управления ИТ-ландшафтом компании.
4. Решение Naumen SAM позволяет автоматизировать учет лицензий и сделать процесс использования и приобретения ИТ-активов более управляемым.
5. Ценность решения для автоматизации заключается в конкретных эффектах для бизнеса: оптимизация бюджета, защита от штрафов за нелицензионное ПО, более высокий уровень стабильности и безопасности за счет замены западного софта на российское.

Хотите навести порядок в программных активах, лицензиях и данных? Напишите нам, и мы проведем демо продукта Naumen SAM.