Объекты инфраструктуры на поэтажных планах – новый модуль в решениях Naumen для ИТ-специалистов

В линейке наших продуктов появился модуль «Технические планы размещения объектов инфраструктуры». Он помогает решить распространенную проблему, с которой сталкиваются большинство ИТ-специалистов: поиск мест установки оборудования. Главная особенность нового модуля — возможность установить для каждого конкретного устройства, по которому ведется учет в ИТ-системе, связь с точным месторасположением в помещении.

Применение модуля будет актуально для крупных компаний, которые имеют многокомпонентную распределенную инфраструктуру и большой парк оборудования. Также будет полезно командам, которые отвечают за учет и обслуживание объектов ИТ-ландшафта, их работоспособность и поддержку ИТ-сервисов.

Модуль подключается в составе следующих решений: Naumen Inventory — для технического учета ИКТ-инфраструктуры, Naumen ITAM — для управления ИТ-активами, Naumen Service Desk — для автоматизации сервисных процессов. Расскажем подробнее.

Как работает модуль «Технические планы размещения объектов инфраструктуры»

Основная задача, которая решалась в процессе разработки модуля, — наглядное представление реального расположения оборудования в рабочих и служебных помещениях. Такая точная информация о месте установки объектов учета и обслуживания значительно сокращает время на проведение работ ИТ-специалистами, инженерами, сотрудниками АХО. Это особенно важно для компаний с масштабной инфраструктурой. Исчезают «слепые зоны», а рабочие процессы становятся эффективнее.

В качестве основы плана для размещения оборудования служит любое изображение, которое загружается в систему. Это может быть схема планировки, чертеж, фото. Наиболее простой и доступный вариант — планы пожарной безопасности, которые, как правило, есть в документации компании.

В зависимости от того, в составе какого решения применяется модуль, — Naumen Inventory, Naumen ITAM или Naumen Service Desk — используются данные об объектах, которые содержатся в этих системах. Например, в них доступно множество параметров для различных типов оборудования. Если пользователям модуля они не требуются в полном объеме, гибкость настроек позволяет отображать только нужные.

Модуль обладает еще одной возможностью — отображать группы объектов в соответствии с настройками, сделанными в родительской системе. Например, выводить список устройств, привязанных к одному рабочему месту. Это пригодится для следующей задачи. Существенную часть инфраструктуры составляют устройства, которыми пользуются сотрудники: компьютеры, ноутбуки, клавиатуры, мышки, телефоны, мониторы и другое. Чем больше пользователей, тем больше объем данных о таком оборудовании. Модуль позволяет обозначить на планах рабочие места и для каждого выводить набор используемой техники.

Инструменты модуля

Рассмотрим, какие инструменты помогают ИТ-специалистам при работе с этим модулем.

Размещение объектов на плане. ИТ-система хранит информацию, где именно в пространстве — на этаже, в опенспейсе, кабинете — находится оборудование. Обходить помещения в поисках конкретного устройства или проверять все ноутбуки, чтобы найти нужный, не придется. Достаточно посмотреть на план в карточке помещения.

Кодирование данных на плане. Для разных типов объектов можно задать свои иконки. Так, глядя на план, не только сразу будет видно, где расположены устройства, но и понятно, какие именно. Иконки новых объектов в системе учета обозначаются зеленым цветом, а те, что уже были, — синим. В модуле можно настроить уведомления для ответственных сотрудников о заведении в систему нового оборудования. При необходимости они сразу могут распланировать его на схеме помещения.

Детализация информации по объекту. Для каждого типа устройств, обозначенных на плане, можно вывести нужные сведения. Это позволяет ИТ-специалисту изначально получить полную картину об оборудовании, данные, необходимые для обслуживания, определить объем технических работ и подготовить чек-листы.

Список объектов в помещении. В общем учете может находиться несколько тысяч единиц одного типа. Группировка устройств в список по локации значительно облегчает навигацию. Достаточно выбрать нужное устройство из уже ограниченного перечня, и оно сразу визуально выделится на плане. Это особенно полезно для ускорения работы специалистов в период инвентаризации и планового обслуживания.

Поиск по объектам. Если помещение большое, и в нем множество устройств, искать нужное по списку вручную неудобно. Опция поиска упрощает задачу. В зависимости от точности запроса модуль найдет либо конкретное устройство, либо покажет все объекты нужного типа, удовлетворяющие этот запрос.

Персонализация планов. Инструмент востребован, когда на разные группы оборудования назначены свои ответственные и специалисты. Если пользователю не нужно видеть все объекты в помещении, он может создать для себя план только с необходимыми устройствами. И модуль будет по умолчанию открывать именно его.

Сценарии использования

Модуль «Технические планы размещения объектов инфраструктуры» упрощает сразу несколько важных процессов при обслуживании ИТ-инфраструктуры.

1. Инвентаризация оборудования

Процесс включает сбор актуальных данных об имеющемся оборудовании, сверку с информацией бухгалтерского и складского учета и другими источниками. Допустим, компания использует решение Naumen ITAM, и оно содержит сведения об ИТ-активах компании. Каждый актив обозначен QR или штрих-кодом, который при сканировании переводит пользователя на карточку объекта в системе. В рамках инвентаризации потребуется обойти всю инфраструктуру, отсканировать коды и сверить данные в карточке с фактической ситуацией.

Чем полезен модуль. С помощью планов помещений, на которых размещены объекты инфраструктуры, специалист, ответственный за инвентаризацию, сможет:

• составить оптимальный план обхода. Например, разбить на этапы по типам оборудования;
• в разы снизить объем работы по сверке данных, поскольку они уже агрегированы по всем важным параметрам. Останется только сопоставить их с фактической ситуацией на месте.

2. Подготовка рабочих мест

Допустим, руководитель отдела маркетинга отправляет в ИТ-поддержку заявку на подготовку рабочего места для нового сотрудника. Сначала ИТ-специалисту придется найти, где в офисе находится этот отдел. Затем прийти туда и проверить, есть ли за нужным столом уже какое-то оборудование. Потом выдать недостающую технику или укомплектовать место с нуля.

Чем полезен модуль. Если компания пользуется возможностью отражать на планах помещений не только оборудование, но и рабочие места, то каждый стол будет пронумерован. Таким образом руководитель отдела маркетинга при подаче обращения в техподдержку сразу может указать, что необходимо подготовить рабочее место, например, № 7. ИТ-специалист находит место на плане и видит текущую ситуацию. Возможно, за данным рабочим местом:

• уже есть нужные объекты. Тогда техника просто закрепляется за новым пользователем;
• зафиксирована только часть устройств или вообще ничего. Тогда место дооснащается оборудованием. Далее связывается с конкретным местоположением, новым пользователем и отображается на плане.

3. Планово-профилактические работы

Допустим, у компании с распределенной сетевой инфраструктурой есть единая инженерная служба, специалисты которой не привязаны к конкретным офисным и производственным площадкам. Они получают задачу провести планово-профилактические работы (ППР) на маршрутизаторах. Прежде всего нужно понять, где эти конкретные устройства находятся, есть ли к ним доступ.

Чем полезен модуль. С помощью поиска по планам специалисты находят нужные объекты, определяют локацию. Если доступ к помещению ограничен, то заранее можно позаботиться о его получении, а не решать проблему на месте. При необходимости специалист сравнивает идентификаторы устройств и их расположение, указанное на плане, с фактическим положением.

4. Срочные работы по заявкам пользователей или при решении инцидентов

Допустим, сотрудник отдела кадров отправляет в техподдержку обращение о сломанном МФУ. Специалист знает имя сотрудника, но, как и в случае с ППР, ему нужно определить, где находится устройство.

Чем полезен модуль. В системе Naumen Service Desk или ITAM он узнает, какое МФУ закреплено за отделом. Затем остается только найти его на планах помещений. Более того, в Service Desk специалист может посмотреть были ли ранее обращения по этому устройству. Если да, то с чем они связаны. Это поможет в аналитике поломки.

5. Перемещение объектов инфраструктуры

Сотрудники иногда переезжают с одного рабочего места на другое, как в пределах одного офиса, так и разных. Периодически требуется замена техники. Допустим, вышел из строя ноутбук, нужно больше мощности или настроить дополнительные устройства. Во всех этих процессах каждое устройство важно отслеживать и обновлять по нему информацию. Например, сотрудники увольняются, и техника остается без пользователей. А компании при найме нужно укомплектовывать новые рабочие места.

Чем полезен модуль. После увольнения сотрудника статус техники в системе Naumen ITAM меняется на «Свободно». ИТ-специалист, который готовит новое рабочее место:

• находит на планах подходящие свободные устройства;
• создает для них привязку к новому рабочему месту и пользователю;
• затем физически перемещает оборудование и меняет его статус в системе.

Перемещение объектов становится удобным процессом, а информация о каждом из них не затеряется.

Главное

1. Модуль «Технические планы размещения объектов инфраструктуры» — это встроенное приложение, в котором реализована возможность отмечать на планах помещений расположение оборудования любого типа.
2. Объекты отображаются на планах маркерами с иконками, которые позволяют быстро понимать состав инфраструктуры в помещении.
3. Наравне с планом и отмеченными на нем устройствами модуль показывает полный список устройств, которые находятся в этой локации.
4. Инструмент полезен в ежедневной работе ИТ-специалистов, исключая этап долгого поиска объектов по офису.
5. Применяется в составе решений Naumen Inventory, Naumen ITAM, Naumen Service Desk.
6. Функциональность модуля позволяет ускорить и упростить такие регулярные процессы, как инвентаризация, перемещения объектов, плановое и срочное обслуживание.

Хотите узнать о модуле больше и посмотреть, как это работает на примере ваших задач? Напишите нам, и мы проведем демо.