Все сервисы в смартфоне: как мобильное приложение помогает сотрудникам

Внешний шум, плохое освещение, сломанный кондиционер снижают продуктивность сотрудников. А правильно организованное пространство офиса помогает эффективнее выполнять обязанности. Поэтому крупные компании много внимания уделяют обустройству офиса: эргономичным рабочим местам, переговорным и зонам отдыха.

Важно не только создать комфортную инфраструктуру, но и поддерживать ее доступность. Для выстраивания процессов обслуживания используют системы класса сервис деск. Они помогают фиксировать запросы сотрудников и оперативно передавать в работу исполнителям.

Одним из способов обращения в сервисные службы в офисе может стать мобильное приложение. Разберем, какие задачи оно помогает решить.

Сообщить о неисправностях в службу АХО

За создание комфортной среды в офисе отвечает административно-хозяйственный отдел. Зачастую сотрудники обращаются туда по бытовым вопросам, например, когда в помещении требуется уборка или сломался кондиционер.

Мобильное приложение сервис деск позволяет быстрее оповещать о неполадках. Для этого в офисе можно разместить специальные QR-коды, в которые «зашиваются» нужные сведения о помещении и обслуживаемом оборудовании: этаж, локация, тип техники, причины обращения. После считывания кода сотруднику останется выбрать неисправность из списка и уточнить детали в комментариях. Например, если в кабинете перегорит лампочка, сотрудник сканирует код и указывает, что случилось.

Воспользоваться сервисами ИТ

Доступность инфраструктуры находится в зоне ответственности ИТ-департамента. Сотрудники обращаются в этот отдел с техническими вопросами, которые в некоторых случаях требуют дополнительных пояснений.

Чтобы не тратить время на ввод длинного текста через веб-версию сервис деск, сотрудник может воспользоваться функцией голосового создания заявки в мобильном приложении. Например, требуется зарегистрировать почтовый ящик на другом сервере. Сотрудник надиктовывает заявку через смартфон, и она отправляется в ИТ-департамент.

Забронировать переговорную

В крупных компаниях для совещаний команд или конференц-связи с клиентами обычно оборудуют отдельные переговорные комнаты. Для удобства сотрудников ведутся календари занятости этих помещений.

В мобильном приложении можно настроить бронирование переговорной в несколько нажатий. Для этого достаточно выбрать дату, время и продолжительность встречи, а система предложит свободные помещения.

Например, вне рабочего места руководитель отдела продаж обсуждает с коллегами подходящую дату презентации квартального отчета. Руководитель через смартфон находит и бронирует нужную переговорную, а значит отдельно не придется согласовывать и оповещать участников запланированного мероприятия. Система отправит всем уведомления.

Найти информацию в базе знаний

Часть офисных проблем можно решать, не привлекая специалистов ИТ или АХО. Обычно это типовые запросы, например, подключение принтера или интернета. Для подобных ситуаций пригодятся готовые инструкции.

Быстрый поиск в мобильном приложении поможет найти такие документы, когда компьютера нет под рукой. Достаточно ввести ключевую фразу, и система предложит статьи по теме.

Представим компанию с филиальной структурой. Сотрудник приехал в другой офис и не может подключить ноутбук к Wi-Fi. Доступ к базе знаний через смартфон позволит открыть инструкцию и выполнить настройки самостоятельно, не запрашивая эту информацию у ИТ-специалистов.

Мобильное приложение сервис деск расширяет возможности автоматизации для компании и помогает сделать услуги доступнее для сотрудников. Благодаря нативным функциям смартфон может стать дополнительным рабочим инструментом и упростить взаимодействие с сервисными подразделениями.