План проекта похож на составление идеального рецепта блюда. Нужно собрать определенный набор «ингредиентов». Если в процессе подготовки
Зачем нужно управлять ресурсами
Ресурсы — это основа любого проекта. К ним относятся бюджет, команда, ее время и все, что помогает выполнить проект. Без знания, какие ресурсы потребуются (финансовые, человеческие, технические и другие), руководитель не может правильно рассчитать затраты, составить график работ, оценить риски.
Проект или отдельный этап не начнется, если необходимые ресурсы некорректно или не в полном объеме оценены на старте. Это как нарезать овощи для супа и выяснить, что нет свободной кастрюли
Управляя ресурсами, руководитель знает, что может использовать сейчас, а что нужно для непрерывности процесса. В результате повышается качество планирования, а также уровень:
- Взаимодействия с командой. С пониманием компетенций и нагрузки специалистов руководитель эффективно распределяет задачи и создает понятный для всех график работ.
- Аналитики. Видя полную картину, получится рассчитать рентабельность проекта, аргументировать изменения для заказчиков, стейкхолдеров и членов команды.
- Стратегического управления. Точная оценка ресурсов позволяет видеть дальше одного проекта, оптимизируя процессы так, чтобы получать наибольший бизнес-эффект.
Какие инструменты использовать
Современные системы управления проектами содержат различные инструменты, которые позволяют выстроить процесс распределения ресурсов комплексно. Выбор инструментов зависит от специфики проектной деятельности компании, зачастую их можно сочетать между собой.
Например, для этих целей в Naumen Project Ruler реализован специальный модуль — «Управление ресурсами». Разберем, какие ключевые возможности в него входят.
Список работ
При помощи этого инструмента все запланированные работы по проекту отображаются в виде списка задач. Для них прописываются необходимые ресурсы: трудоемкость, компетенции, сроки, исполнители. Здесь же в каждой задаче доступен перечень, на какие подэтапы поделена работа. Такое наглядное представление удобнее. Для общего понимания, что внутри задачи, не нужно переходить в отдельную карточку.
Посмотрев на список работ, можно сразу понять, какие специалисты потребуются для проекта
Списочное представление помогает и для быстрого назначения исполнителей. Работает это так. При выборе нужного специалиста список будет сгруппирован по компетенциям сотрудников, с отображением свободных ресурсов. Например, для задачи по интеграции
При выборе специалиста отобразится его нагрузка. Это позволит избегать ситуаций, когда задача назначается на того, у кого свободного времени уже нет
В список работ можно выводить не только человеческие ресурсы. Доступно представление финансовых показателей, технических ресурсов (оборудование, софт и другое), состава портфеля проектов или программ, стратегии проектного офиса на ближайшие несколько лет.
В настройках Naumen Project Ruler есть множество кастомизаций, которые позволяют дополнительно доработать функциональность управления ресурсами с помощью Low-code под специфику процессов
Таймлайн
Это график работ с временными отрезками для корректного распределения задач по срокам и исполнителям. Также есть возможность сразу показывать себестоимость планируемых активностей. Для этого в настройках системы в качестве ресурсов нужно дополнительно указать ставки задействованных специалистов.
На таймлайне все активности специалистов в разных проектах суммируются, что упрощает понимание реальной занятости команд для руководителя
Цель таймлайна — показать проектную нагрузку. Указав трудоемкость работ, руководитель проекта рассчитывает сроки выполнения, ориентируясь на доступность членов команды в указанный период. Для планирования достаточно разместить активность на графике и проверить, что у специалиста нет перегруза по рабочим часам.
Если у нужного специалиста недостаточно свободного времени, задачу можно разбить по дням или оставить нераспределенной, чтобы позже назначить, например, на подрядчиков, или привлечь дополнительный персонал на проект.
Нагрузка по задаче выставляется как вручную, так и автоматически — на основе рекомендаций от системы
Календарь
В календарном представлении декомпозиция задач по часам показывает разбивку работ в разрезе трудоемкости. Это позволяет быстро выявлять перегруз или, наоборот, недогруз исполнителей в определенные дни. И далее на основе этих данных распределять ресурсы более сбалансированно.
Инструмент показывает не только факт переработки, но и количество часов, которое нужно перераспределить на другие дни
Календарь полезен и как личный планировщик. Фактически это такой ежедневник внутри системы с временными слотами, где сотрудник наполняет свой календарь, опираясь на загрузку и сроки выполнения работ.
Еще одно применение календаря — сравнение плана и факта по срокам задач. Например, когда исполнитель спишет трудозатраты по задаче, их можно будет вывести в интерфейсе и оценить разницу, чтобы в дальнейшем учитывать реалистичные сроки.
Пошаговый процесс управления ресурсами в Naumen Project Ruler
Изначально потребуется создать новый проект и выдать доступы всем членам команды, чтобы они могли занести необходимую информацию в систему. Например, тимлид зафиксирует компетенции команды и распределит задачи, менеджер проекта пропишет бюджеты, графики работ — с учетом часовых поясов, если команда распределенная.
Чем больше ресурсов будет учтено в Naumen Project Ruler, тем эффективнее будет выстраиваться дальнейшая работа. Обычно процесс состоит из следующих шагов.
Шаг 1. Определить область планирования. Управлять можно как проектом, продуктом, релизом, так и отдельным сотрудником, чтобы подробно зафиксировать обязанности и другие особенности. Именно от этого зависит, какие задачи и данные будут подтягиваться потом в список работ при планировании ресурсов.
Шаг 2. Указать тип работ. Потребуется определить, какие активности являются ключевыми для проекта. Например, если команда разработки
Шаг 3. Выбрать формат отображения. В Naumen Project Ruler можно не только планировать, но и контролировать текущие или уже потраченные ресурсы. В блоке настроек необходимо указать, что именно нужно сделать с ресурсами, а также указать систему измерения. Например, часы для оценки трудозатрат.
Шаг 4. Назначить ресурсы. На этом этапе потребуется выбрать, что необходимо спланировать — наличие оборудования, доступность специалистов и т. п. Допустим, чтобы проверить занятость и распределить задачи, необходимо выбрать ресурс «Сотрудник» с атрибутом «Исполнитель». Так инструмент отобразит информацию о членах команды, которых можно назначить для выполнения определенной активности.
После выполненных настроек система автоматически подтянет необходимые данные и отобразит в выбранных интерфейсах для распределения или оценки, в зависимости от исходной
Преимущества и ограничения оценки ресурсов проекта с помощью автоматизации
Гибкое управление различными ресурсами проекта с помощью Naumen Project Ruler позволяет:
- Не допускать «выгорания» команды. Задачи распределяются согласно компетенциям, с учетом реальной нагрузки, приоритетов и графиков, поэтому исполнители получают активности по силам, могут соблюдать баланс в работе и трудиться продуктивнее.
- Визуализировать данные. Команда видит четкий график выполнения работ, что позволяет в опоре на эти данные отслеживать динамику эффективно противостоять увеличению расходов на проект.
- Анализировать состояние проекта. Руководитель может быстро сравнить показатели, например, по плановым и фактическим трудозатратам, финансовым расходам, выявлять и корректировать узкие места в процессах и перераспределять ресурсы.
В Naumen Project Ruler фактические расходы видны в привязке к отчетным документам, что позволяет детально контролировать финансовые ресурсы проекта
Следует отметить, что управление ресурсами в автоматизированной системе подходит не для всех проектов. Требуется высокий уровень цифровой зрелости и дисциплины, так как команде придется выполнять ряд обязательных действий. Например:
- Детально заносить информацию в систему. В процессе должен участвовать не только руководитель проекта, но и тимлид, члены команды, чтобы были учтены все трудозатраты и другие нужные сведения по задачам.
- Регулярно актуализировать данные. Проекты плотно связаны с изменениями. Кто-то заболел,
что-то сломалось, возникли непредвиденные затраты — все потребуется зафиксировать в системе, чтобы иметь корректную информацию. - Оперативно выявлять ошибки. Для расчета используются только те данные, которые предоставляют участники проекта. Если они ошибочны, то и планирование будет неверным. Поэтому руководителю проекта важно проверять все, что заносится в систему.
