Как настроить шаблон проекта в Naumen Project Ruler

Хочется готовить проект к запуску быстрее? Рассказываем, чем проджект-менеджерам будет полезна настройка шаблонов, как создать шаблон проекта и использовать в решении Naumen Project Ruler.

Зачем нужны шаблоны проектов

Часто проекты в рамках одной компании почти идентичны или очень похожи. А значит, планируются и выполняются по единым принципам. Чтобы ускорить подготовку проекта, в системе Naumen Project Ruler (NPR) реализованы шаблоны. Инструмент работает как любой другой шаблон: подразумевает преднастройки, которые берутся за основу при создании однотипного объекта.

NPR не ограничивает число шаблонов. Можно создавать сколько нужно: для разных команд, подразделений, продуктов. Шаблоны проектов в IT, как и других сферах, имеют разную степень универсальности. Например, в них стоит включить только общие параметры: название, описание, этапы, работы. Или, наоборот, максимально детализировать. Допустим, добавить уже сформированные команды и список задач. В любом случае настройки, заданные в шаблоне, будут скопированы в новый проект.

Как создать шаблон проекта в NPR? Это можно сделать двумя способами:

1. Взять за основу уже имеющийся проект.
2. Полностью сформировать с нуля.

Разберем каждый способ подробнее.

Способ 1. Шаблон на основе текущего проекта

В компании всегда есть проекты, которые можно считать если не эталонными, то как минимум успешными. Детально продуманные, корректно спланированные и реализованные с достижением всех целей и соблюдением сроков. Создать на их основе шаблон — отличный способ зафиксировать этот опыт и применять при выполнении аналогичных проектов.

Сделать это — просто. Пройдем по шагам.

1. Открываем «Управление проектами» и переходим на вкладку «Шаблоны проектов».
2. Нажимаем на кнопку «+ Шаблон на основе проекта».
3. Из списка выбираем нужный проект.
4. Указываем название для нового шаблона и сохраняем.
5. Переходим в созданный шаблон и проверяем, что все вложенные объекты, параметры и настройки исходника, включая этапы, вехи, задачи, риски, цели, перенесены.

Готово. Шаблон сделан, best practice компании сохранены и доступны для дальнейшего использования.

Способ 2. Шаблон проекта с нуля

Это более трудоемкий способ. Практически потребуется полноценное планирование проекта, включая все аспекты и составляющие: управление целями, связями, этапами, работами и многим другим. Чем детальнее шаблон, тем выше затраты на настройку. Но потребуются они один раз, а результат покажут многократно — на каждом проекте, созданном по данному шаблону. Но для начала его необходимо подготовить. Стартовая точка — в разделе «Управление проектами» на вкладке «Шаблоны проектов».

1. В реестре шаблонов нажимаем на кнопку «+ Шаблон проекта».
2. Даем название, заполняем краткое описание и сохраняем.
3. Переходим в созданный шаблон для настройки параметров и добавления объектов.

Что настроить в шаблоне проекта

В шаблоне NPR можно предусмотреть любые необходимые объекты — от этапов и вех до задач и трудоемкости. Рассмотрим несколько основных.

Участники. Для идентичных проектов и команды нужны схожие. Но одни и те же специалисты — это не всегда одни и те же люди. Сотрудники уходят в отпуск, болеют, увольняются. Поэтому в NPR подобрать команду можно как по конкретным именам, так и ролям: аналитик, разработчик, тестировщик, дизайнер и другим. Это делается через «Участники» → «+ Добавить».

Структура. Этапы, задачи и вехи добавляются на вкладке «Структура». Обязательным для каждого такого объекта в системе выступает только название — для максимальной универсальности шаблона. Если же он требует большей детализации, то при добавлении этих объектов можно настроить дополнительные поля: описание, ответственный, даты начала и завершения, приоритет.

Цели и риски. В схожих проектах цели и риски также могут быть типовыми. Они добавляются на одноименных вкладках. Указанные цели впоследствии послужат ориентиром для приоритизации задач и распределения ресурсов. А готовый и актуальный список рисков, сформулированных, описанных и оцененных, высвободит время при планировании профилактических мероприятий.

Как создать проект из шаблона

Здесь алгоритм действий следующий:

1. Переходим в «Управление проектами» и нажимаем на кнопку «+ Типовой проект». Система предложит список шаблонов.
2. Выбираем нужный.
3. Даем название новому проекту, обозначаем руководителя и сохраняем.
4. Переходим в созданный проект и проверяем: все ли данные перенесены.

Важно помнить

Даже однотипные проекты далеко не всегда полностью идентичны друг другу. Поэтому при планировании каждого конкретного проекта с помощью шаблона могут понадобиться корректировки: в участниках, задачах или любых других объектах. Использование шаблона не исключает последующих правок и изменений в проекте.

Например, компания внедряет систему автоматизации сервисного обслуживания и использует шаблон аналогичного проекта, который уже был успешно реализован в другом подразделении холдинга. При планировании выясняется, что ряд составляющих шаблона необходимо скорректировать:

• в нем один бизнес-куратор, тогда как в новом проекте при утверждении ТЗ и приемке работ нужно получать одобрение трех разных подразделений. Требуется сделать другие настройки;
• различные критерии приемки работ. В новом проекте необходимо учитывать отраслевые требование. Понадобится изменить чек-листы;
• нуждается в изменении состав команды. Специфика отрасли требует привлечения специалистов юридической службы и специалистов службы внутренней безопасности.

Преимущества шаблонов в Naumen Project Ruler

Использование шаблонов в NPR помогают получить целый ряд положительных эффектов при реализации проектов.

Более быстрый старт. Планирование занимает значительно меньше времени, когда опирается на готовую базу, даже если она нуждается в корректировках.

Единые принципы. Для схожих проектов используются аналогичные принципы и подходы. Это упрощает и ускоряет работу команд и руководителей.

Масштабируемость. Не нужно работу над каждым новым проектом начинать с нуля. Шаблоны предоставляют готовые блоки, схемы, решения, логические цепочки.

Накопление опыта. Шаблоны фиксируют лучшую практику и позволяют избежать повторения уже сделанных ошибок. В конечном итоге это работает на скорость и качество работ.

Унификация подходов на уровне компании. Реестр шаблонов ведется и обновляется централизованно. Каждый сотрудник имеет доступ к самым актуальным шаблонам.

Главное

1. Шаблоны в NPR — это готовые образцы разной степени детализации, которые создают проджект-менеджеры, чтобы использовать положительный опыт при планировании новых проектов.
2. Эта функциональность позволяет закрепить best practice, ускорить планирование проектов и запуск, а также пользоваться уже готовыми решениями для повторяющихся задач.
3. Шаблон создают двумя способами: с нуля или из уже реализованного проекта.
4. Шаблоны можно редактировать и дополнять по мере накопления опыта.

Хотите узнать больше о возможностях шаблонов в Naumen Project Ruler? Покажем, как это работает в системе.