Зачем нужен тайм-трекинг в проекте

Как понять, есть ли прогресс в проекте? Двигаетесь ли вы к поставленным целям? Если да, то насколько эффективно? Получить ответы на эти вопросы можно с помощью инструментов управления ресурсами. В этой статье поговорим о главном ресурсе — времени. А именно, как инструменты тайм-трекинга помогут правильно им распоряжаться и повысить свою продуктивность.

Что такое тайм-трекинг

Тайм-трекинг — это отслеживание и фиксация рабочих часов, затраченных на выполнение задач, этапов и проекта в целом. Для учета трудозатрат необходимо знать время старта и окончания работы. Вести тайм-трекинг вручную не всегда удобно: легко забыть, во сколько точно начали или закончили работу, сколько часов потребовалось на задачу.

При этом учет трудозатрат очень важен для управления проектами. Понимание, сколько времени у сотрудников уходит на определенный тип работ, позволяет оценивать эффективность, более точно планировать этапы и сроки, выявлять проблемные места в процессах. Однако все это возможно только при высокой точности данных, которую ручной учет трудозатрат обеспечить не может. Зато может автоматический тайм-трекинг.

Как тайм-трекинг помогает компании и сотрудникам

Тайм-трекинг становится источником информации о трудозатратах по работе как отдельных исполнителей, так и команд. Эти данные полезны и бизнесу, и менеджменту, и самим сотрудникам.

Для бизнеса. Учет трудозатрат показывает, сколько рабочего времени каких подразделений и на какие проекты уходит. Если фиксация ведется в единой системе управления проектами, то всегда можно обратиться к этой информации, сравнить данные в разрезе конкретных работ, проанализировать эффективность вложенных ресурсов и использовать при планировании дальнейших проектов.

Для менеджеров. Учет времени дает менеджеру детальную картину загрузки сотрудников, а также позволяет делать выводы о сильных и слабых сторонах. Это помогает выявить проблемные зоны при выполнении задач, дает понимание, как лучше распределить ресурсы, не перегружать одних и не оставлять без дела других. Автоматический тайм-трекинг позволяет уйти от микроменеджмента — не нужно уточнять каждую деталь или требовать отчета за рабочее время у подчиненных, ведь эти данные уже есть в системе. Еще зафиксированные трудозатраты можно использовать в качестве отчета перед клиентами или стейкхолдерами проекта.

Для сотрудников. Данные о собственных трудозатратах помогают проанализировать свою работу, выявить тенденции, понять типичные сложности при выполнении конкретных задач. При автоматической фиксации трудозатрат руководителю всегда доступна информация о том, чем сотрудник занимался в рабочий день, поэтому нет необходимости тратить время, чтобы вспомнить и отчитаться.

Инструменты тайм-трекинга в Naumen Project Ruler

Naumen Project Ruler (NPR) включает несколько инструментов, которые помогают учитывать и анализировать трудозатраты.

Фиксация времени. Часто у руководителя нет понимания, сколько времени на какие именно задачи уходит по факту. Из-за этого неясно, почему некоторые не выполняются в срок. Если отмечать трудозатраты постоянно, то будет накапливаться статистика, какие типы работ требуют большего времени, чем предполагалось.

В ИТ-системе реализован таймер автоматической фиксации времени. Его нужно запустить на старте работы и остановить, когда закончена. Если нужно переключиться на другую задачу, сотрудник ставит таймер на паузу. Когда работа завершена и таймер окончально остановлен, система автоматически фиксирует затраченное время.

Второй вариант — проставлять трудозатраты вручную. Это пригодится, если сотрудник забыл вовремя включить таймер. Кроме того, данные, внесенные и автоматически, и вручную, можно отредактировать.

Согласование. После того, как сотрудник внес сведения о трудозатратах, тимлид может их принять или отклонить, если есть вопросы. Например, какая-то задача заняла больше времени, чем планировалось, и причины этого сначала нужно обсудить с исполнителем.

В результате этап верификации трудозатрат помогает сформировать точные данные. Появляется более объективное понимание того, сколько времени требуется на разных этапах проекта.

Аналитика. Руководитель видит в NPR зафиксированные трудозатраты в виде списка или календаря. По каждому члену команды есть данные: в какой день, сколько времени заняла задача, сколько в сумме потребовалось времени на выполнение.

В то же время, данные без контекста не всегда полезны. По ним сложно определить, эффективность работы, есть ли риск срыва дедлайнов, какие процессы проседают. Чтобы получить срез, который позволит анализировать данные комплекснее, можно настроить дашборды. Это интерактивные панели, на которые выводятся ключевые показатели: план-факт трудозатрат по задачам, число просроченных задач, разбивка по исполнителям и др.

Чтобы понять, укладывается ли команда в сроки, удобно использовать отчет «план/факт». Этот срез позволяет сравнить запланированные затраты с фактическими и своевременно принять меры, если команда не справляется.

К выводам

Учет времени — это не просто формальное отслеживание, на что сотрудник списывает рабочие часы. Это инструмент для анализа продуктивности, выявления узких мест в выполнении задач и более точного распределения ресурсов. Автоматизация поможет организовать детальный учет трудозатрат и интегрировать его в другие нужные процессы. Так, управление проектом будет еще эффективнее.