Управление масштабными проектами в судостроительстве с помощью Naumen Project Ruler и KMS

В таком сложном и многоэтапном процессе, как создание судна, участвует множество специализированных предприятий: проектировщики, поставщики оборудования, судостроительные заводы. Обеспечить координацию всех специалистов, своевременность выполнения работ и других обязательств, контроль качества и реализацию множества других аспектов — задача интегратора. Рассказываем, как ее решает один из клиентов Naumen c помощью продуктов для управления проектами Project Ruler и базы знаний KMS.

Это NDA-кейс, поэтому мы не можем упомянуть название бренда, но готовы поделиться задачами бизнес-заказчика и результатами внедрения наших продуктов.

Как было

Наш заказчик — инжиниринговая компания, которая строит суда, а также морскую технику оборонного, научного и гражданского назначения. Это один из крупнейших интеграторов в сфере судостроения, модернизации флота и береговой инфраструктуры. Он реализует весь жизненный цикл судов — от проектирования до технической поддержки — обеспечивают инновационные решения, соответствие современным стандартам и требованиями. Это масштабные проекты, которые включают в себя не просто различные команды, а целые предприятия.

Между тем обеспечить эффективность процессов куда сложнее, чем во многих других. В этих проектах больше зависимостей от различных факторов, рисков и особенностей. Сбой поставки запчастей изменит сроки целого этапа, разные форматы документации провоцируют ошибки и расхождения, незафиксированные договоренности некорректно истолковываются, искажаются и не выполняются. Со всеми этими сложностями сталкивается и наш клиент. Десятки команд, которые участвуют в проектах, используют различные системы и инструменты для управления работами, а также ведут коммуникацию в разных каналах связи. Это приводит к несогласованности, потере информации, срывам дедлайнов.

Что решили изменить

Целью заказчика было организовать единое, прозрачное для всех участников пространство для реализации проектов, сквозное управление, контроль различных участков. С помощью внедрения специализированной ИТ-системы предполагалась ускорить процессы, повысить точность планирования и соблюдение сроков. Чтобы достичь этих результатов, компания выбрала связку решений Naumen Project Ruler (NPR) и  Naumen Knowledge Management System (KMS).

NPR содержит наборы инструментов для ведения проектов как по классической методологии Waterfall, так по гибким подходам Agile. Плюс в том, что оба подхода органично соединяются в ИТ-системе. Разные команды могут работать по разным методологиям, и при этом оставаться в едином информационном пространстве, формировать и использовать один и тот же источник данных, координировать коммуникации друг с другом.

KMS дополняет эти возможности разнообразными вариантами работы с контентом: редактирования, комментирования, согласования. В качестве контента выступают проектные задачи, решения, ошибки, риски и, конечно, документы, которых в таких проектах очень много. Интеграция в рамках экосистемы Naumen позволяет легко передавать данные между системами и сделать переход от одной к другой максимально незаметным для пользователей.

Что сделали

Команда внедрения Naumen развернула системы на инфраструктуре заказчика и интегрировала их между собой, чтобы обеспечить обмен данными. В единое решение заведены участники, настроены роли и доступы к разным типам информации. Naumen и заказчик совместно провели обучение пользователей — от технических специалистов до руководителей программ.

Для клиента стала полезной функциональность шаблонов. Причем как в NPR, так и в KMS. Из-за большого числа участников, типов работ и длительности инжиниринговые проекты в судостроении имеют сложную структуру, включают много этапов, контрольных точек и метрик. Подготовка и планирование таких проектов — уже огромная трудоемкая работа, которая требует значительных ресурсов.

Шаблоны проектов Naumen Project Ruler помогают упростить процесс. Компания может сформировать необходимые шаблоны и затем на их основе создавать проекты, при необходимости корректируя детали. Число шаблонов не ограничивается. Наш клиент проанализировал свои проекты на предмет состава работ, участников, этапов и других элементов. По результатам создал ряд шаблонов, которые включают вехи, контрольные точки, риски, возможные изменения, а также механизмы контроля срока поставок. Учитывая, что в проектах участвует множество поставщиков и подрядчиков, сформировали чек-листы для взаимодействия с ними.

С помощью Naumen KMS организовано единое пространство, форматы и инструменты для работы с документацией. В базу знаний заведены и в ней структурированы конструкторские решения, регламенты, акты приемки-сдачи и другие необходимые документы, которые постоянно нужны в ходе инжиниринговых проектов. Шаблоны и готовые документы, возможности совместной работы над ними, комментирования и согласования позволили в разы ускорить подготовку новых.

Каких результатов достигли

На базе двух решений в компании сформирована единая цифровая среда для управления проектами и командами, взаимодействия с подрядными организациями, работы над необходимой документацией. Наглядная и комплексная картина по последовательности и срокам всех проектных работ в виде диаграммы Ганта позволяет всегда держать в фокусе основные вехи судостроительных программ. Дашборды, которые отражают статусы задач и дедлайны, помогают превентивно контролировать своевременность выполнения.

В результате на 25-30% возросла точность соблюдения сроков. Гибкие автоматизированные процессы согласования документов позволили на 15% увеличить их корректность. Умный семантический поиск по контексту в KMS на 25% ускорил исследование проектной документации. Все документы заводятся в единый источник и хранятся в нем, поэтому риски потери или несостыковок сведены к минимуму. Автоматизированное решение обеспечивает прозрачность проектных процессов для управляющей компании, сбор данных для надзорных органов.