Автоматизированные системы проектного управления помогают во множестве прикладных задач как команде, так и руководителю. Тем не менее результаты внедрения системы управления проектами до сих пор не всегда очевидны, и многие компании считают эти решения только технологическим трендом. Разберем несколько аргументов в пользу того, что получит бизнес, если будет вести проектную деятельность с помощью специальных инструментов.
Управление от целей
Любые проекты работают на конкретные цели компании. Цели формируют по определенной логике: масштабные раскладывают на более мелкие и декомпозируют до тех пор, пока они не превратятся в задачи. Посмотрим, как автоматизация упрощает процессы управления проектами, помогая удерживать фокус на целях.
Допустим, у компании есть стратегическое видение развития: через 10 лет стать самым крупным телекомом в стране. Из формулировки не понять, что конкретно нужно предпринять, чтобы этого достичь. Поэтому цель декомпозируется: «Через 10 лет — число клиентов Х ХХХ ХХХ человек», «Через 10 лет выйти на первое место по покрытию сети», «В 2027 году установить Х вышек сотовой связи в Южном федеральном округе».
В пути от долгосрочных целей к задачам есть риск отклониться от курса и в
Оптимальное распределение затрат
Именно цели являются самым крупным фильтром, который помогает оценить, так ли уж нужны затраты, насколько они обоснованы. Критерий простой: эти затраты приближают компанию к цели или нет.
Например, в системе Naumen Project Ruler (NPR) цели и затраты связываются через проекты и задачи. Таким образом всегда можно сопоставить, коррелируют ли затраты с целью, насколько они нужны для достижения.
Для оценки целесообразности затрат не менее важна обоснованность самой цели. Логика стратегического планирования подразумевает, что каждая цель вытекает из более верхнеуровневой. Если же вдруг появляется такая, которая выпадает из этой цепочки, то к ней вопросы: откуда она взялась, нужна ли вообще. А с ней — и затраты, которые она предполагает.
Например, в компании принята стратегическая цель «Повысить эффективность
Управление портфелями и программами
Портфель проектов всегда напрямую связан со стратегической целью компании и может включать как отдельные проекты, так и программы. Программа — средство реализации целей любого уровня. Они объединяют проекты, которые под общим управлением более эффективны, чем по отдельности.
Например, компания реализует программу «Цифровая трансформация рабочих мест». Сначала рабочее место нужно организовать: подключить оборудование, установить приложения, а затем автоматизировать. Эти задачи решают разные проекты, которые в конечном итоге работают на одну цель и имеют синергетический эффект.
Управлять портфелем или программой — значит, постоянно держать под контролем и анализировать ход нескольких проектов, которых в них входят, а при необходимости корректировать планы и ресурсы. Автоматизированные системы управления проектами обеспечивают доступ к нужным данным в любой момент:
- отображает всю цепочку реализации цели (портфель или программу, которые на нее работают, проекты в составе);
- помогает отслеживать ситуацию по основным аспектам как портфеля (программы), так и отдельных проектов — бюджетам, документам, рискам.
В результате руководителям в любой момент доступна актуальная информация по нужным аспектам. Это позволяет экономить время на сборе и аккумулировании данных без риска искажения при передаче.
Гибкость изменений
Эффекты автоматизации управления проектами для бизнеса не ограничиваются удобством и скоростью выполнения операционных задач. Само решение может стать инструментом гибкости компании в постоянно меняющихся условиях и обеспечить возможность быстро
Система автоматизации управления проектами — это своего рода отражение ключевых задач компании. Поэтому критично, чтобы инструмент позволял оперативно реализовывать изменения в
Это возможно в решениях, созданных на технологиях
Защита и сохранность данных
Сегодня продолжать пользоваться продуктами зарубежных вендоров для управления проектами становится просто рискованно. Однажды накопленная критическая масса багов, уязвимостей и невозможность обновления дадут о себе знать. А это риск потерять информацию, наработанную годами. Перейти на отечественные решения — самый надежный и безопасный вариант по всем аспектам непрерывности процессов и информационной безопасности.
Миграция на новую систему — процесс трудоемкий. Качественная подготовка и плановый переход позволят сохранить данные при переносе и оптимизировать
Как оценить экономический эффект от автоматизации управления проектами
Автоматизация проектного управления связана с существенными затратами. И перед тем, как начинать проект, потребуется оценить, стоит ли того результат. Это важный аналитический этап, который поможет не просто понять, когда окупится внедрение, но и выбрать подходящее решение.
С затратами все относительно понятно: обеспечить инфраструктуру для нового решения, внедрить, настроить и доработать, учесть стоимость лицензий, трудозатраты
С прогнозируемым результатом все не столь очевидно. Оценка будет различаться в зависимости от специфики проектной деятельности и бизнеса, зрелости процессов, числа задействованных участников, действующих инструментов. В любом случае одним из основных критериев эффективности станет показатель сокращения трудозатрат. Чтобы его оценить, рекомендуем действовать пошагово:
- Составить перечень действий и процессов, которые планируется автоматизировать. Например, подготовка
статус-отчетов , сбор актуальных проектных данных, согласование документов, актуализация сроков. - Собрать данные об актуальных трудозатратах. Здесь могут возникнуть сложности, так как без автоматизации эти показатели могут быть в разных источниках, быть приблизительными или вообще нигде не фиксироваться.
- Рассчитать трудозатраты по выделенным на первом шаге действиям и процессам с учетом ставок задействованных специалистов и не забыть при этом про связанные накладные расходы компании.
- Определить прогнозные значения трудозатрат по тем же действиям и процессам после автоматизации. В основу можно заложить средние показатели рынка или расчеты вендора, подтвержденные реализованными проектами.
- Сравнить «до» и «после», посчитать разницу.
Обоснование для автоматизации лучше представить в финансовых метриках. Для этого необходимо:
- с учетом сделанных ранее расчетов рассчитать сумму экономии трудоресурсов за определенный период;
- определить срок окупаемости — затраты разделить на годовую экономию;
- рассчитать ROI — годовую экономию разделить на затраты, полученный показатель умножить на 100%.
Если полученные цифры окажутся ниже ожиданий, можно вернуться на этап определения процессов для автоматизации и пересмотреть их. Дополнительный вариант — сделать расчеты на основе возможностей разных
Главное
Система управления проектной деятельностью — не просто функциональный инструмент, который помогает работать команде и руководителю. Конечно, технологии возьмут на себя большую часть регулярных рутинных действий команды: сбор актуальных данных, согласования, передачу информации, составление протоколов встреч, напоминания о сроках. Это высвободит ресурсы специалистов для решения проектных задач. Но
В их числе планирование деятельности от целей. Наглядная декомпозиция стратегий на проекты позволяет не терять фокус и снизить риски реализации нерелевантных инициатив. Как следствие — более эффективное распределение затрат по приоритетам. Специализированная система поможет управлять программами и портфелями с учетом особенностей и взаимосвязей. При этом данным проектной деятельности обеспечены надежное хранение и безопасность. Наконец, решение для автоматизации дает возможность выстроить регламентированный и гибкий процесс изменений.
Расскажите, какие постоянные рутинные операции «съедают» время вашей команды, и мы покажем, как с ними справится Naumen Project Ruler.
Эффекты автоматизации: частые вопросы
Через сколько окупается автоматизация управления проектами?
Окупаемость автоматизации проектов зависит от специфики, масштабов и зрелости проектной деятельности. Важны объем автоматизируемых процессов, кастомизация выбранного решения под задачи компании. В среднем срок возврата инвестиций занимает от 6 до 18 месяцев.
Какие показатели используют для оценки эффекта от автоматизации управления проектами?
Ключевые параметры — трудозатраты и сроки. Первые позволяют рассчитать вполне конкретные цифры эффективности: сравнить показатели до автоматизации и после. Вторые отражают скорее синергетический эффект, проявляющийся в ускорении реализации проектов и выполнении бОльшего объема работ за период времени.
Как измерить эффект от внедрения системы управления проектами?
Проанализировать, как изменились трудозатраты, скорость выполнения проектных задач, принятия решений, точность данных.
