Руководители проектов сталкиваются с множеством задач, которые необходимо контролировать и координировать. Нужно управлять ресурсами, сроками и качеством работ, отслеживать прогресс, изменения в требованиях стейкхолдеров, новые обстоятельства и вводные. Рассмотрим, как автоматизация управления проектами может упростить основные
Содержание
Что такое автоматизированная система управления проектами
Как выстроить автоматизацию процессов управления проектами
Планирование работ
Работа с заинтересованными сторонами
Планирование и контроль затрат
Управление рисками
Типичные ошибки при автоматизации управления проектами
Нет аудита текущих процессов
Нет метрик успеха автоматизации
Не учтены интеграции с другими системами
Нет поддержки автоматизации после внедрения
Нет обучения пользователей
Ручное управление или автоматизация?
Эффекты автоматизации для руководителя проекта
Чек-лист готовности к автоматизации
В заключение
Что такое автоматизированная система управления проектами
Автоматизированная система управления проектами (АСУП) — это программное решение для планирования, контроля и анализа всех стадий и аспектов проекта. Она помогает формировать план, график, назначать ответственных, подбирать исполнителей, соблюдать сроки, а также обеспечивает актуальные данные для отчетов и анализа. Это снижает зависимость результатов от человеческого фактора и делает управление проектом более точным и предсказуемым. Такое решение аккумулирует в одном цифровом пространстве все сведения по проекту, обеспечивает к ним простой и быстрый доступ, автоматизирует рутинные действия команды и руководителя.
Как выстроить автоматизацию процессов управления проектами
Разберем аспекты, где автоматизация дает наиболее очевидный результат. Посмотрим, какие задачи решаются и что меняется в сравнении с ручным управлением на примере решения Naumen Project Ruler (NPR).
Планирование работ
На этом этапе определяются задачи, последовательность, сроки выполнения и ответственные. От качества планирования зависят временные рамки всего проекта в целом и его выполнение в заданный период.
Автоматизация позволяет:
- создать наглядную схему всей иерархии работ — Work Breakdown Structure (WBS). Общие цели проекта разбиваются на более мелкие, по которым определяются этапы, вехи, блоки работ и конкретные задачи разного уровня. Это позволяет выстроить пошаговый план реализации;
- настроить взаимосвязи и очередность задач — определить, что можно делать параллельно, а что возможно только при определенной последовательности;
- назначать ответственных и исполнителей по каждой задаче с учетом ролевой модели и компетенций, распределять ресурсы не вслепую, а исходя из конкретных данных о занятости.
Такой план в системе автоматизации дает представление обо всей хронологии проекта. Он позволяет детально все зафиксировать. Не нужно держать информацию в голове — это всегда фактор риска. Если
Диаграмма Ганта в NPR дает комплексную картину графика проекта, помогает понять, в какой точке он в данный момент, и получить детали
Допустим, компания внедряет систему для управления сервисным обслуживанием Service Desk. Проект разбивается на этапы: аудит
В NPR фиксируется, что обучение пользователей начинается только после завершения тестирования, а тестирование — после настройки конфигурации. Если настройка задерживается, система автоматически сдвигает сроки всех последующих этапов. Руководителю очевидны последствия, и он может вовремя уменьшить их, например, направить больше ресурсов на настройку, оперируя конкретными данными о том, кто из специалистов может подключиться.
Работа с заинтересованными сторонами
Заинтересованные стороны — это физические или юридические лица, которые могут повлиять на ход проекта: заказчики, исполнители, поставщики, партнеры, конкуренты и другие. Они формулируют требования, критерии результатов и принимают работы. С ними нужно выстроить эффективные коммуникации, чтобы по максимуму учесть ожидания, снизить вероятность негативной реакции на результаты и последующие переделки.
Автоматизация позволяет:
- составить реестр всех заинтересованных лиц;
- для каждого стейкхолдера продумать график взаимодействия: регулярные встречи, согласования, контрольные точки, чтобы отслеживать их интересы и получать обратную связь;
- отразить этот план в Work Breakdown Structure без противоречий по срокам и ресурсам, настроить напоминания и контролировать соблюдение.
В результате актуальный этап взаимоотношений с каждым стейкхолдером понятен в контексте общего прогресса по проекту.
По диаграмме видно, что время для контрольной встречи выбрано некорректно, в самом начале работ
Допустим, компания строит жилой комплекс. Заинтересованные стороны: заказчик, генподрядчик, поставщик стройматериалов, проектный институт, органы госстройнадзора. Для каждой определены контрольные точки: согласование рабочей документации с проектным институтом до начала свайных работ, поставка металлокаркаса за месяц до монтажа, промежуточная приемка этажа генподрядчиком перед заливкой перекрытий и другие. При задержке поставки материалов система автоматически пересчитает даты монтажа и сдачи этажа. Руководитель увидит влияние на интересы стейкхолдеров и сможет своевременно уведомить об изменениях.
Планирование и контроль затрат
Управление стоимостью проекта включает планирование бюджета и контроль затрат. Это обеспечивает реализацию в рамках согласованной сметы. Сбор данных из разных источников часто влечет искажения. В результате бывает сложно получить картину, в которой затраты четко разнесены по расходным статьям и соотнесены с планами.
Автоматизация позволяет:
- зафиксировать статьи расходов: аренду серверов, трудозатраты проектной команды, командировки, услуги сторонних организаций;
- заложить затраты по каждой расходной статье;
- отслеживать фактические показатели, сопоставлять их с запланированными;
- контролировать все ключевые финансовые параметры проекта: быстро получать по ним детальную информацию без запросов у ответственных, анализировать, перераспределять средства.
Автоматизация поможет не только сформировать точный и обоснованный бюджет, но и управлять им при реализации проекта с учетом меняющихся обстоятельств. Такая гибкость дает преимущества и снижает последствия рисков.
Все финансовые аспекты проекта на одном экране
Рассмотрим управление затратами при разработке мобильного приложения службы доставки. В смете заложены расходы: софт, зарплата разработчиков и дизайнеров, аренда облачной инфраструктуры, услуги тестировщиков на аутсорсе, маркетинговые расходы на продвижение после релиза.
В середине проекта руководитель видит в системе, что фактические затраты на тестирование превысили плановые на 30%. Выяснилось, что
Управление рисками
Риски — это неопределенные события, которые есть абсолютно в любом проекте и могут повлиять на его ход и результаты. Работа с ними нацелена на то, чтобы избежать этого или свести к минимуму возможные последствия.
Автоматизация позволяет:
- идентифицировать риски и составить реестр;
- оценить каждый по вероятности и влиянию на проект, выбрать стратегию управления;
- составить планы мероприятий в соответствии со стратегией, назначить ответственных;
- интегрировать эти планы в Work Breakdown Structure с учетом уже имеющихся;
- понимать актуальный статус риска и работу по нему в текущий момент в контексте общего прогресса по проекту;
- регулярно заново оценивать риски, чтобы заметить, если
какие-то стали неактуальными или появились новые.
Система автоматизации помогает выстроить системную регламентированную работу по работе с рисками, отслеживать ее этапы, оценивать результаты. Кроме того, она позволяет избежать ситуации, в которой управление рисками реализуется изолированно и влечет периодические конфликты по ресурсам и срокам на других работах.
Реестр рисков в NPR показывает план работ и его статус по каждому риску
Например, проект
Типичные ошибки при автоматизации управления проектами
Автоматизация проектного управления часто не дает ожидаемого эффекта не
Нет аудита текущих процессов
Систему внедряют «из коробки», предполагая, что само ее наличие приведет к порядку в данных. Но автоматизация не решит проблемы некорректной оценки работ, неясных целей и разрозненных знаний. Если, например, до внедрения системы проекты систематически выходили за рамки бюджета, то автоматизация поможет быстрее это замечать и корректировать. Но сами перерасходы от этого не прекратятся.
Чтобы новый инструмент не воспроизводил старые ошибки, перед его внедрением нужно структурировать и нормализовать данные, стандартизировать правила работы и процессы, описать роли участников, определить, как будут выглядеть ключевые этапы проектного управления.
Нет метрик успеха автоматизации
Систему внедряют без четких критериев, по которым можно измерить результат. После запуска непонятно, стала ли проектная деятельность эффективнее и окупаются ли затраты.
Три метрики, по которым можно оценивать автоматизацию:
- Доля проектов, завершенных в срок. Позволяет оценить качество планирования и точность оценок. Рост показателя свидетельствует о повышении управляемости.
- Точность планирования. Отклонение фактических сроков и затрат от базового плана. Если оно уменьшается, значит, система успешно помогает оценивать работы.
- Скорость выполнения задач. Это среднее время с момента, когда они берутся в работу до статуса «Готово». Уменьшение этого показателя говорит о сокращении рутины при выполнении задачи и высвобождении времени на целевую деятельность.
Эти и другие метрики в системе автоматизации можно выводить на дашборды, где они будут отображаться в виде наглядных виджетов и обновляться автоматически.
Не учтены интеграции с другими системами
Автоматизация без интеграции может создавать новые «ручные» операции вместо того, чтобы их исключить. Например, если данные о сотрудниках хранятся в решении для кадрового учета, финансы — в бухгалтерской системе, закупки — в ERP, руководитель проекта вынужден вручную переносить их в АСУП. Интеграции с помощью готовых модулей или средствами API обеспечивают автоматический обмен данными между решениями.
Нет поддержки автоматизации после внедрения
После настройки автоматизации
Важно регулярно собирать обратную связь от команд на предмет удобства и функциональности решения, оценивать его на соответствие действующим процессам проектной деятельности и обновлять. Стоит анализировать сценарии использования: какие функции востребованы, какие нет, как можно улучшить процессы.
Нет обучения пользователей
Сотрудников подключают к системе без подготовки, предполагая, что интерфейс интуитивно понятен. В результате люди осваивают только минимальный набор необходимых им функций для закрытия задач, не имеют представления о остальных возможностях сделать свою работу удобнее и быстрее и не используют их.
Обучение должно быть поэтапным. На старте — базовый курс по ключевым сценариям, чтобы сотрудники могли сразу приступить к работе. Спустя время можно перейти к более сложным функциям. Полезно вести базу знаний с инструкциями, проводить регулярные вебинары по новым функциям АСУП и опрашивать сотрудников о возникающих сложностях.
Ручное управление или автоматизация?
Итак, «за» автоматизацию — удобство, скорость и регламентация работы, минимизация рутины. С другой стороны, это существенные финансовые вложения, которые окупаются за срок от 6 до 18 месяцев в зависимости от компании. «За» сохранение действующего формата работы с ручным управлением — сложившиеся, привычные всем участникам процессы, которые так или иначе работают, отсутствие новых затрат. Собрали в таблицу различия между подходами к проектному управлению для наглядности сравнения.
| Критерий | Ручное управление | Автоматизация |
|---|---|---|
| Планирование | График составляется в Excel, |
План формируется в АСУП с учетом взаимосвязи между составляющими. Система автоматически применяет изменения в задачах и работах к созданной структуре проекта |
| Управление ресурсами | Загрузка и квалификация сотрудников оценивается примерно, «на глаз» | В системе отображаются квалификация и возможные роли для специалистов. Их загрузка визуализирована, что упрощает распределение задач |
| Риски и зависимости | Зависимости в проекте не фиксируются. Поэтому нет понимания, как и на что повлияют изменения. Структурной работы с ними также не ведется, впоследствии при разборе и анализе невозможно выяснить причины и инициаторов | Система рассчитывает и визуализирует на диаграмме Ганта критический путь проекта. Для целенаправленной работы с изменениями предлагается регламентированный процесс предложения, оценки и контроля реализации |
| Контроль версий | Версии графика могут храниться в разных источниках. Не всегда понятно, какая из них актуальная, а какая базовая. Сравнивать их неудобно, есть риск ошибок и пропуска данных | Система позволяет сохранять несколько версий плана, фиксирует даты их обновления и предоставляет удобный инструмент сравнения |
| Отчетность | Данные собираются из различных источников и от сотрудников. Это время и потенциальные ошибки при переносе информации. Отчетность требует существенных трудозатрат, а к моменту готовности сведения уже могут устареть | В системе автоматизации всегда доступны необходимые актуальные данные. Их не нужно искать, собирать и проверять. Отчеты формируются автоматически, хранятся с датами, их можно скачивать, отправлять или давать к ним доступ по ссылке |
| Администрирование | Рутинная работа по организации встреч, подготовки протоколов с результатами, обновлению данных в разных источников, обмену информацией занимает существенную часть времени команды и руководителя | Автоматизация снимает сводит к минимуму административнуют рутину и тем самым высвобождает ресурсы специалистов на выполнение проектных задач |
| Прозрачность для стейкхолдеров | Информация предоставляется заинтересованным лицам по запросу и требует предварительного сбора и обработки | В решении автоматизации для стейкхолдеров можно настроить дашборды с необходимыми им данными, которые обновляются автоматически |
Ручное управление — приемлемый вариант для небольших проектов с редкими изменениями, низкой долей неопределенности и команд в несколько человек Автоматизация становится необходимостью для масштабных, длительных проектов с большим числом участников, стейкхолдеров, рисков и зависимостей между работами и задачами.
Эффекты от автоматизации для руководителя проекта
Проекты бывают очень разными. Они отличаются сферами деятельности, методологией, числом задач и участников, сроками и бюджетами. В зависимости от всех этих факторов результаты автоматизации проектного управления также будут варьироваться. При этом можно выделить базовые преимущества для руководителей любых проектов:
- экономия времени за счет автоматизации административных задач, сбору актуальных данных, формированию отчетности. Высвобождается время для анализа работы, управления рисками;
- качественный контроль работ за счет доступа к информации о прогрессе в любой задаче;
- быстрое обнаружение проблем и оперативное решение благодаря наглядности актуальной ситуации в проекте по любым аспектам;
- улучшение координации и коммуникации в команде и со стейкхолдерами в едином информационном пространстве и с использованием общего источника информации;
- контроль затрат в разрезе расходных статей и периодов, наглядность плановых и фактических финансовых показателей;
- повышение адаптивности за счет возможности оперативно корректировать планы, графики, ресурсы и сроки.
Эти преимущества дают комплексный эффект, который постепенно в процессе использования системы и оптимизации процессов становится все более выражен. В итоге приводит не только к качественным улучшениям в работе проектных команд, но и к экономическим: снижению трудозатрат, сроков реализации работ и выполнению большего объема за период.
Чек-лист готовности к автоматизации
Подготовили
Проверьте:
- описаны действующие процессы управления проектами — зафиксированы обязательные этапы, роли, артефакты, согласования;
- выделен минимальный набор необходимых процессов для автоматизации в первую очередь;
- определены метрики успеха автоматизации;
- система выбрана с учетом необходимости интеграции с другим ПО;
- назначен владелец внедрения со стороны бизнеса;
- определены роли и зоны ответственности участников в новой системе;
- согласован формат обратной связи от пользователей после запуска;
- утвержден план обучения пользователей и поддержки системы после внедрения;
- заложен бюджет на сопровождение и развитие системы (обновления, доработки).
Подготовительные работы по каждому пункту помогают снизить риски при внедрении и избежать ситуации, когда автоматизация не дает ожидаемого эффекта.
В заключение
Автоматизация процессов управления проектами — это уже необходимость для их успешной реализации. Специализированные системы открывают множество возможностей: точно планировать работы, ресурсы и бюджеты, видеть актуальный статус проекта, снизить ошибки, улучшить коммуникации. Они не только обеспечивают удобные инструменты управления, но и ряд стратегических эффектов: экономия времени, увеличение эффективности управления ресурсами, быстрая адаптация к изменениям, централизованное хранение данных, повышение качества отчетов и соблюдение требований аудита.
Автоматизация нуждается в изначальных инвестициях, но окупается за счет снижения трудозатрат проектной команды, выбора оптимальных с точки зрения бюджета решений, снижения рисков нарушить сроки и получить штрафы от заказчика. Грамотное использование возможностей автоматизации является конкурентным преимуществом проектной команды и организации.
Расскажите о процессах и задачах проектной деятельности в вашей компании, и мы покажем, как их реализовать в Naumen Project Ruler.
Вопросы про автоматизацию управления проектами
Чем автоматизированные системы управления проектами отличаются от таск-трекеров?
Таск-трекер — инструмент для управления лишь одним аспектом проекта, задачами, включая их фиксацию, назначение, контроль статусов и сроков. Но он не контролирует полный жизненный цикл проекта. АСУП же дает возможность управлять ресурсами, финансами, рисками и портфелями. Такой функционал позволяет руководителю принимать стратегические решения.
С чего начать автоматизацию управления проектами?
Начать стоит с аудита текущих процессов и данных. Затем определить приоритетные для автоматизации на первом этапе, задать ключевые метрики успеха, выбрать систему с учетом задач и возможностей интеграции с другим ПО в компании.
Сколько времени занимает внедрение системы автоматизации?
Сроки варьируются от нескольких недель для небольших команд до года для крупных организаций. На длительность влияют масштаб компании, готовность данных, количество интеграций и объем доработок. Использование low-code платформ позволяет ускорить внедрение за счет удобных инструментов настройки решения.
Как обосновать руководству инвестиции в автоматизацию проектного управления?
Ключевой аргумент — окупаемость системы. Стоит зафиксировать исходные показатели — время на операции, стоимость труда, ошибки — и спрогнозировать экономию, а также выполнить подсчет ROI.
