Как автоматизация упрощает основные процессы управления проектами

Руководители проектов сталкиваются с множеством задач, которые необходимо тщательно контролировать и координировать. Нужно управлять ресурсами, сроками и качеством работ. И все это в довольно агрессивных условиях неопределенности. А цена ошибки обычно высока.

В этом контексте автоматизация процессов управления становится необходимостью. Она помогает соблюдать баланс трех ключевых параметров проекта: срока, бюджета и содержания — а также повышать производительность, снижать риски.

Рассмотрим более прицельно, как автоматизация может упростить для руководителя основные процессы управления, которые в той или иной мере присутствуют в каждом проекте.

Планирование работ

На этом этапе определяются задачи, их последовательность, сроки выполнения и ответственные. От того, насколько оптимально это сделано, зависят временные рамки всего проекта в целом.

Автоматизация позволяет:

• создать наглядную схему всей иерархии работ — Work Breakdown Structure. Общие цели проекта разбиваются на более мелкие тематические блоки и конкретные задачи разного уровня. Это позволяет выстроить пошаговый план реализации;
• настроить взаимосвязи и очередность задач. Например, параллельное начало или работа по одной начинается после завершения другой;
• назначать исполнителей по каждой задаче с учетом принятой в компании ролевой моделью и понимать, сколько сотрудников потребуется для проекта.

Такой план в системе автоматизации дает представление обо всей хронологии проекта. Он позволяет детально все зафиксировать. Не нужно держать информацию в голове — это всегда фактор риска. Если где-то логика событий или сроки нарушены, это будет проще заметить в визуальной схеме проекта. И при необходимости скорректировать. По такому плану ход работ удобно мониторить, контролировать и актуализировать.

Работа с заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны — это физические или юридические лица, которые могут повлиять на ход проекта: заказчики, исполнители, поставщики, партнеры, конкуренты и другие. С ними нужно выстроить эффективные коммуникации, чтобы по максимуму учесть ожидания от проекта и снизить вероятность негативной реакции на результаты. Для этого потребуется:

1. Составить реестр заинтересованных сторон.
2. Для каждой продумать план действий: встречи, согласования, контрольные точки и т. д., чтобы отслеживать интересы и потребности участников проекта.
3. Отразить этот план в Work Breakdown Structure проекта и контролировать работу по нему.

Автоматизация позволяет:

• корректно интегрировать план работы с заинтересованными лицами в Work Breakdown Structure;
• видеть актуальный этап взаимоотношений с заинтересованным лицом в контексте общего прогресса по проекту.

Объединение планов по разным направлениям работы в одном пространстве поможет избежать накладок по срокам. Например, с партнером есть договоренность проводить промежуточный контроль по задаче. Если он ошибочно запланирован на первые дни работы по ней, то на схеме проекта эта накладка сразу будет заметна.

Планирование и контроль затрат

Управление стоимостью проекта включает планирование бюджета и контроль затрат. Вместе эти процессы обеспечивают реализацию проекта в рамках согласованной сметы. Если разбить их на более мелкие шаги, то получится такой план:

1. Определить все статьи расходов: аренда серверов, трудозатраты проектной команды, командировки, услуги сторонних организаций и многие другие.
2. Заложить затраты по каждой статье расходов.
3. Отслеживать фактические затраты, сопоставлять их с запланированными, при необходимости перераспределять бюджет.

Автоматизация позволяет:

• мониторить финансовую ситуацию по проекту в режиме реального времени;
• в любой момент видеть актуальный план-факт затрат;
• понимать, по каким статьям фактические расходы разошлись с плановыми;
• оперативно анализировать отклонения от плана и корректировать ситуацию.

Автоматизация поможет создать точный и обоснованный бюджет проекта, который станет базой для дальнейшего контроля затрат. Руководителю проекта не придется периодически запрашивать актуальную информацию по расходам у ответственных лиц. Он может просто и быстро контролировать показатели в системе автоматизации.

Управление рисками

Риски — это неопределенные события, которые могут повлиять на ход и результаты проекта. Работа с ними нацелена на то, чтобы избежать этого или свести к минимуму возможные последствия. Минимальный план выглядит так:

1. Идентифицировать риски.
2. Для каждого продумать меры по предотвращению и составить график реализации.
3. Продумать мероприятия по снижению последствий каждого риска, если его не удастся избежать.

Автоматизация позволяет:

• корректно интегрировать план управления рисками в Work Breakdown Structure;
• видеть актуальный этап работы с каждым риском в контексте общего прогресса по проекту;
• отслеживать текущий статус риска и в зависимости от него регулярно пересматривать его вероятность, последствия и мероприятия по предотвращению и снижению последствий.

Можно увидеть весь список рисков по проекту, по каждому посмотреть статус, запланированную и сделанную работу, анализировать динамику изменений. И все это в пару кликов.

Эффекты от автоматизации для руководителя проекта

Проекты бывают очень разными. Они отличаются сферами деятельности, числом задач и участников, сроками и бюджетами. В зависимости от всех этих факторов результаты автоматизации проектного управления также будут варьироваться. При этом можно выделить базовые преимущества для руководителей любых проектов:

• экономия времени за счет автоматизации рутинных задач, таких как составление расписаний, отслеживание прогресса, создание отчетов и др. Высвобождается время для более важных задач;
• качественный контроль работ за счет доступа к информации о прогрессе любой задачи;
• оперативность решений за счет доступа к актуальным точным данным и аналитике по любому аспекту проекта;
• улучшение координации и коммуникации за счет единого информационного пространства для заинтересованных в проекте;
• улучшение контроля расходов и ресурсов за счет возможности точно отслеживать затраты, сопоставлять фактические показатели с плановыми, анализировать и оптимизировать ресурсы;
• повышенная адаптивность за счет возможности оперативно корректировать планы, графики, ресурсы и сроки;
• улучшение отчетности и аудита за счет доступа в любой момент к результатам, данным, показателям и параметрам проекта.

В заключение

Автоматизация процессов управления проектами — это уже необходимость для их успешной реализации. Специализированные системы открывает множество возможностей: точно планировать работы, ресурсы и бюджеты, видеть актуальный статус проекта, снизить ошибки, улучшить коммуникации.

Это не только удобные инструменты для управления проектом, но и ряд стратегических эффектов: экономия времени, увеличение эффективности управления ресурсами, быстрая адаптация к изменениям, централизованное хранение данных, повышение качества отчетов и соблюдение требований аудита.

Автоматизация требует изначальных инвестиций, но окупается за счет снижения трудозатрат проектной команды, выбора оптимальных с точки зрения бюджета решений, снижения рисков не уложиться в срок и получить штрафы от заказчика.

Грамотное использование возможностей автоматизации является конкурентным преимуществом проектной команды и организации.