В статье разбираем основные инструменты, ключевые возможности решения, а также рассказываем о его преимуществах.
Что такое Naumen Project Ruler
Naumen Project Ruler — комплексное решение, которое помогает компаниям управлять проектной деятельностью. Включает инструменты планирования, отслеживания прогресса, мониторинга и аналитики проектных работ.
Это платформа на базе low-code. Благодаря этому решение может быть настроено в соответствии с потребностями различных компаний и отраслевой специфики. Подходит для проектного менеджмента, проектов по выпуску и развитию цифровых продуктов, контроля поручений и сервисной деятельности.
Решение поддерживает весь процесс ведения проекта: от инициативы и обозначения целей до составления плана, исполнения, внесения корректирующих действий, анализа итогов и получения результата — новой ценности для компании.
Функциональные возможности позволяют контролировать операционную деятельность, выстраивать взаимодействие команды и управлять сопутствующими областями: финансовыми и трудовыми ресурсами, изменениями и рисками.
Концепция проектного управления, воплощенная в Naumen Project Ruler
Naumen Project Ruler внесен в реестр российского ПО. Система полностью соответствуют правовым нормам и требованиям безопасности. Продукт относится к классу 4PM (portfolio management, program management, project management, product management), который предполагает комплексный подход к реализации продуктов и включает в себя блоки управления портфелями, программами и их проектами. Поэтому решение может заменить зарубежные системы разных классов:
- системы управления разработкой — Jira;
- системы управления проектами — MS Project;
- системы управления задачами и ресурсами — TFS.
Инструменты Naumen Project Ruler
В Naumen Project Ruler совмещены методологии классического и гибкого подхода. Waterfall обеспечивает четкую структуру управления проектом, где для каждого этапа закреплен срок и ответственный за выполнение. Agile позволяет быстро адаптироваться к любым изменениям в продукте и требованиям. Встроенные инструменты помогают компаниям и командам создавать дорожные карты проектов, отслеживать их прогресс, оперативно реагировать на изменения и фиксировать в
Диаграмма Ганта
Это инструмент для повседневных задач менеджера проекта. Диаграмма Ганта помогает планировать состав и сроки работ на временной шкале. Когда важно соблюдать последовательность активностей, между ними настраивается связь. При изменении сроков ведущей задачи сдвигается срок зависимых. На диаграмме можно указать контрольные точки проекта, которые покажут достижение ключевых вех.
Диаграмма Ганта наглядно отображает связь этапов проекта и упрощает календарное планирование
Канбан-доски
Все задачи по проекту можно вывести на интерактивную доску. С помощью этого инструмента удобно отслеживать прогресс проекта и просматривать, сколько задач на команде и в каком они статусе. Деление по исполнителям позволяет распределять и переназначать задачи, а группировка по срокам — не пропустить дедлайн.
Представление на досках адаптируется под потребности команды. Например, можно поменять состав статусов, объединить несколько статусов в один столбец, задать нужное цветовое кодирование для столбцов и меток.
Канбан-доска показывает, сколько задач в работе и каков их статус. Цветные индикаторы отображают приоритет работ
Дашборды
Оценить результаты работы и посмотреть отчет о ходе проекта помогают дашборды. Они визуализируют информацию о проекте в виде графиков, таблиц и диаграмм. Из любого виджета доступен переход к объектам системы, чтобы узнать подробности. Например, получить список просроченных задач. Руководители проектов могут отслеживать на дашбордах информацию по одному или нескольким проектам компании, а члены команды — использовать для оценки личной эффективности.
На дашборде выводится детализация по проекту. Столбчатая диаграмма показывает структуру по типам задач проектной команды, а круговая — разделение этапов по ответственным
Основные возможности для управления проектной деятельностью
Naumen Project Ruler не только помогает планировать и контролировать исполнение активностей по проекту, но и вести дополнительную информацию. Решение поддерживает учет ресурсов, управление изменениями и рисками. Включает возможности организации командной работы, управления базой знаний и оценки эффективности портфеля проектов компании в целом.
Финансы и стоимость
Управление затратами проекта в системе ведется через регистрацию доходных и расходных документов. Достаточно указать номер, название, тип и сумму документа для проектной активности, и система автоматически учтет данные в стоимости проекта. Это позволяет сопоставить фактическую стоимость с плановыми показателями. Также автоматически рассчитывается сальдо и рентабельность проекта.
На отдельном экране аккумулируются ключевые финансовые показатели проекта, которые рассчитываются по данным из документов
Трудозатраты
Учет трудозатрат позволяет оценить реальные сроки выполнения задач и трудоемкость достижения целей, сравнить их с планом и понять, укладывается ли проект в срок. Для сбора общей картины по проекту участники команды фиксируют, сколько времени потратили на работу.
Фиксация затраченного времени помогает получить детализацию по активностям и участникам проекта
С помощью виджета сотрудники могут проанализировать, сколько они работали над каждой задачей на неделе или в текущем месяце, и сравнить данные с показателями прошлых периодов.
В специальном списке легко посмотреть трудоемкость по дням и отдельным задачам
Руководитель может получить сводные данные по всему проекту. Это позволяет вовремя выявить проблемные места и оптимизировать работу команды. Например, перераспределить ресурсы, скорректировать план или ввести корректирующие меры для улучшения производительности.
История поданных трудозатрат показывает подробную информацию, сколько времени ушло у сотрудника на выполнение определенной задачи
Риски
В системе реализован классификатор рисков, который настраивается в соответствии с потребностями конкретной компании. Он учитывает, каким рискам организация подвержена или с какими уже сталкивалась. В проектах создается связь с риском, указывается степень его влияния и вероятность возникновения.
Все риски проекта собираются на отдельном экране. Для удобства вероятность и величина риска подсвечиваются разными цветами: зелеными можно пренебречь, в желтых требуются корректирующие мероприятия, а красный указывает на критические показатели
Система рассчитывает уровень воздействия на проект в виде цифрового значения и предлагает выбрать стратегию реагирования. Например, уклонение, снижение, увеличение, разделение, передача риска. Чтобы нивелировать воздействие рисков, в проекте создаются отдельные задачи и активности.
На карточке риска по прекращению работы поставщиков обозначены превентивные мероприятия: определение оптимального количества лицензий и их закупка
Взаимодействие команды
На карточке встречи фиксируются проектные задачи и активности, о которых договорились
Знания
В систему заносится информация, которая помогает сохранить опыт, накопленный на проектах. После каждого проекта создается статья, где руководитель отмечает, с какими проблемами столкнулись и как их решили. Это помогает распространять лучшие практики и при этом соблюдать конфиденциальность данных проекта. В базе знаний также могут централизованно собираться статьи о продуктах, процессах и технологиях, информация о политиках, инструкции и другие документы. Благодаря этому сотрудники могут быстро найти нужные данные.
В базе знаний зафиксированы основные параметры проекта, перечислены риски, особенности и связь с другими активностями компании
Изменения
Чтобы учесть отклонения от базового плана проекта, все изменения записываются в отдельном реестре. На карточке изменения отображаются ответственные, причины и следствия изменений, связанные проектные активности и задачи. Кроме того, можно связать все изменения с продуктом и услугой. Документирование изменений позволяет оптимизировать план и своевременно уведомлять заинтересованных лиц о смене выбранной траектории проекта.
В запросе на изменение указываются услуги и продукты, на которые оно повлияет, а также связанные активности, задачи и ИТ-активы
Портфели проектов и программы
Для управления проектным офисом в Naumen Project Ruler реализовано управление программами и портфелями проектов. Если менеджер руководит несколькими проектами, ему будет полезна панель, которая собирает ключевые сведения о проекте. Это помогает выстроить планирование по целям и заданным контрольным точкам, удерживать фокус на стратегии и выявлять нецелевые проекты. Контроль статусов активностей и управление изменениями позволяет быстро реагировать на отклонения и вносить правки в проект.
На отдельной панели собраны ключевые сведения о проекте: цель, контрольные точки, команда и состав проекта в виде иерархии этапов и активностей
Чтобы сформировать единую картину о состоянии всех работ проектного офиса и сверить текущее положение со стратегическим курсом компании, в системе доступен мониторинг и анализ прогресса. Для этого используется многоуровневая декомпозиция с понятными взаимосвязями между проектами, этапами и активностями.
В декомпозиции регулируется глубина вложенности, чтобы получить нужную степень детализации сведений о проектах
Преимущества Naumen Project Ruler
Naumen Project Ruler помогает перейти от точечной автоматизации задач руководителя проекта к реализации комплексных стратегий. Использование решения совместно с другими системами NAUMEN позволяет выстроить связь продуктов в смежных процессах. Например, если дополнительно внедрить Naumen Service Desk, получится создать единую картину управления продуктом в связке с конечными пользователями.
Представим, что владелец продукта развивает его с учетом тенденций рынка и технологий. А пользователи в сервис деск оформляют предложения по улучшению или сообщают об инцидентах и багах. На основе этой обратной связи можно инициировать проекты по развитию и изменению продукта. Эта связка — существенная ценность решения.
Naumen Project Ruler помогает выстроить полный цикл проектной работы над продуктом компании и встраивает пользователей в этот процесс
В качестве заключения обобщим преимущества Naumen Project Ruler:
- Оптимизация проектного менеджмента. Руководитель на основе фактических данных получает возможность точнее планировать ресурсы и контролировать ход проекта.
- Согласованная работа участников команд. Команда проекта меньше тратит времени на рутинные операции, быстро находит нужную информацию.
- Контроль результатов. Менеджер получает сведения о ключевых показателях проекта и оперативно подключается в ситуациях, когда произошли отклонения от плана.
