Есть С.Л.О.Н.а по частям. Внедрить ITAM и не подавиться. Часть 1

Выступал на конференции «ITAM & SAMday 2018» (IT Asset Management и Software Asset Management). Основной вектор дискуссии — обмен опытом в построении моделей управления ИТ-активами в компаниях самых разных отраслей.

Поделюсь тезисами доклада и затрону вопросы:

• с чего начать внедрение процессов управления ИТ-активами;
• из каких шагов оно состоит.

Не раз в проектах приходилось сталкиваться с идеалистическим подходом, когда стремятся работать по принципу «внедряем всё и сразу». Практика показывает, что с многофункциональными ИТ-системами это сложновыполнимая задача.

Всегда предлагаю есть «слона» по частям, поэтапно.

Что говорит статистика

Интерес к ITAM стабильно растет. Это подтверждает мировая статистика. Например, в результатах исследования «Управление ИТ-услугами следующего поколения» от аналитической компании «Enterprise Management Associates» отмечен стабильный рост внимания к вопросам автоматизации процессов управления ИТ-активами со стороны бизнеса.

Посмотрим, как большой «слон» — ITAM — чувствует себя в российской практике.

Какие компоненты входят в ITAM-практику

Сначала разберу, на что похож «слон», — так условно называю совокупность компонентов, из которых состоит ITAM-практика.

Вспоминается древняя индийская притча о слоне и шести слепцах.

Первый слепой протянул руку и коснулся бока слона: «Какой гладкий! Слон похож на стену». Второй слепой протянул руку и коснулся хобота слона: «Какой круглый! Слон похож на змею». Третий слепой протянул руку и коснулся бивня слона: «Какой острый! Слон похож на копье». Четвертый слепой протянул руку и коснулся ноги слона: «Какой высокий! Слон похож на дерево». Пятый слепой протянул руку и коснулся уха слона: «Какой широкий! Слон похож на опахало». Шестой слепой протянул руку и коснулся хвоста слона: «Какой тонкий! Слон похож на веревку».

Чтобы не быть похожими на слепцов, посмотрим общим взглядом на ITAM-«слона» и «разложим» его на ключевые компоненты.

С.	Соглашения, которые определяют: процессы; внутренние и внешние договорные отношения; фиксирующие документы (например, факты затрат на ИТ-активы); политики для установки правил учета ИТ-активов или отдельных операций по ним; бюджеты на ИТ-активы.
Л.	Лицензии. Учет и управление лицензиями.
О.	Оборудование. Учет рабочих мест, периферии, серверов.
Н.	Нематериальные активы. Учет виртуальной инфраструктуры, софт, знания.

От чего зависит выбор модели управления ИТ-активами

Практика управления ИТ-активами многоаспектна, и не всем компаниям требуется внедрять абсолютно все подходы и области управления.

Важнее определить, для чего в компании реализуется управление ИТ-активами, каких целей хочется достичь? Это напрямую влияет на «внешний вид» С.Л.О.Н.а, а значит и на выбор последовательности шагов, и итоговую картину модели управления ИТ-активами.

Опираясь на свою практику внедрения ITAM-решений, предложу следующий набор целей, которые можно задать на  старте:

1. Минимизировать внеплановые закупки ИТ-активов при оптимальном размере складского запаса.
2. Снизить процент секвенции бюджета при ежегодном планировании ИТ-бюджета, как следствие – улучшить обоснование затрат на ИТ.
3. Сократить время на получение актуальной информации по ИТ-активам.
4. Оптимизировать затраты на лицензирование.

Достижению этих целей поможет автоматизация функциональных «частей» ITAM. Их специфику рассмотрю далее.

Из каких частей состоит управление ИТ-активами

Поделю С.Л.О.Н.а на крупные части:

• идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам;
• планирование закупок и списания ИТ-активов;
• построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов;
• управление лицензиями и поставщиками.

Проанализирую первые две части через призму цели → шаги → результаты.

Идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам

Первым базовым этапом при внедрении ITAM должна стать агрегация информации об ИТ-активах компании.

Ставим цели:

1. Сформировать централизованный источник актуальной информации об оборудовании, ПО, лицензиях, сопутствующих документах и данных.
2. Получить актуальную информацию об ИТ-активах, включая: количество, виды, учетные параметры, местоположение.
3. Установить связь ИТ-активов с Основными средствами как «мостик» для дальнейшего развития.

Для реализации целей двигаемся по шагам с учетом ITSM-процессов:

1. Выбираем средство автоматизации.
2. Разрабатываем классификатор ИТ-активов.
3. Составляем сценарии обновления базы ИТ-активов.
4. Проводим инвентаризацию и наполняем базу ИТ-активов.
5. Устанавливаем связь активов и Основных средств (нематериальные активы, малоценка).

Важно отметить, что управление ИТ-активами рассматривается мною в постоянной связке с Каталогом услуг (в рамках которых осуществляется поддержка ИТ-активов внутри ИТ) и процессами эксплуатации услуг (управление инцидентами, запросами на обслуживание и изменениями).

В результате работа со сформированным единым источником актуальной информации об ИТ-активах позволит:

• Повысить утилизацию оборудования.
• Уменьшить количество закупаемого оборудования.
• Упростить процесс инвентаризации.
• Сократить время на поиск нужной информации.

Планирование закупок и списания ИТ-активов

Допустим, что мы «накопили» и сформировали базу ИТ-активов и наладили процесс актуализации информации в ней. Далее наступает этап управления жизненным циклом ИТ-активов и контроля всех процессов, связанных с их планированием, поступлением и выбытием.

Ставим цели:

1. Оптимизировать процесс закупки ИТ-активов.
2. Повысить контролируемость процесса списания ИТ-активов.

И идем по шагам:

1. Проводим стандартизацию ИТ-активов.
2. Разрабатываем сценарии планирования закупок.
3. Интегрируемся с системами закупок.
4. Прописываем сценарии списания ИТ-активов.

Эффектом от выполнения указанных шагов станет:

• Консолидация закупок и получение выгодных цен со стороны подрядчиков.
• Оптимизация складского запаса.
• Консолидация по договорам поддержки.
• Упрощение механизмов контроля за многообразием видов техники.
• Упрощение операций с ИТ-активами.

Каковы промежуточные итоги

Многокомпонентный характер ITAM-систем предопределяет поэтапный характер внедрения. Прежде чем внедрять, необходимо учесть следующее:

1. Крайне важно уже в начале пути представлять, чего хотите добиться и на каком этапе. Без этого придется постоянно решать текущие задачи без понимания дальнейшего глобального развития процесса.
2. Ваши цели и их критичность должны четко ложиться на последовательность того, что вы делаете.
3. Связка с процессами эксплуатации крайне важна и для процессов управления ИТ-услугами, и для процессов управления ИТ-активами.

При внедрении ITAM всегда есть точки роста. Например, о том, как построить ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модели учета ИТ-активов, как организовать процесс управления лицензиями и поставщиками, как развивать ИТ-систему, поделюсь своим мнением в следующей публикации.

Хотите эффективно управлять ИТ-активами вашей компании? Напишите нам, и мы проведем демо Naumen ITAM.