Есть С.Л.О.Н.а по частям. Внедрить ITAM и не подавиться. Часть 2

Универсальной последовательности этапов внедрения ITAM не существует. Но выделяется костяк, который может подойти большинству компаний. Не вошедшие в «скелет» проекта процессы становятся индивидуальными особенностями реализации.

В предыдущей публикации я делился опытом:

• с чего лучше начать внедрение ITAM-решений;
• на что опереться при выборе модели управления ИТ-активами;
• в чем особенности базовых этапов внедрения.

В этой статье хочу продолжить тему и рассказать:

• как построить ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модели учета ИТ-активов;
• какова специфика управления лицензиями и поставщиками;
• каковы точки роста.

Какие части включает управление ИТ-активами

Сумму компонентов, из которых состоит ITAM-практика, условно называю «С.Л.О.Н.». К этим компонентам относятся:

• соглашения;
• лицензии;
• оборудование;
• нематериальные активы.

С.Л.О.Н.а делю на крупные части:

• идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам;
• планирование закупок и списания ИТ-активов;
• построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов;
• управление лицензиями и поставщиками.

Специфика первых двух частей проанализирована в предыдущей статье. Сегодня через призму цели → шаги → результаты рассмотрю оставшиеся.

Построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов

Когда информация об ИТ-активах накоплена в ИТ-системе, вектор использования данных сведений можно расширить. Начинаем учитывать все договоры с подрядчиками, в рамках которых несем затраты на ИТ-активы, связываем ИТ-активы с Основным средством.

Чего хотим достичь:

1. Получить информацию о целях использования ИТ-активов (работу какой Услуги они поддерживают).
2. Собрать информацию о стоимости владения ИТ-активом и себестоимости предоставления Услуг.
3. Разработать механизмы планирования затрат в рамках бюджетных статей.

Какие шаги выполняем:

1. Загружаем информацию по договорам, затратам, амортизации и остаточной стоимости ИТ-активов из бухгалтерских систем (связываем через Основное средство).
2. Вносим информацию о связях между ИТ-активами, тем самым формируем ресурсно-сервисную модель.
3. Используем связи ресурсно-сервисной модели и информацию из бухгалтерских систем, чтобы сформировать финансовую модель распределения затрат по ИТ-активам.
4. Планируем бюджет на ИТ.

Итогом контроля целей использования ИТ-активов получаем:

• Снижение холостой работы ИТ-активов.
• Контроль критичных ИТ-активов.
• Улучшение утилизации активов.

Как следствие оптимизации расходов на ИТ:

• Выделение дорогих услуг, направлений деятельности и операций.
• Принятие решение об аутсорсинге.
• Улучшение планирования бюджета.
• Контроль исполнения бюджета.

Управление лицензиями и поставщиками ИТ-активов

Следующим важным этапом является работа с поставщиками ИТ-активов. Это отдельная часть ITAM-«слона», где учитываем все обязательства поставщиков, договоры с ними, включая условия поддержки.

Вновь определяем цели:

1. Оптимизировать затраты на лицензии.
2. Организовать процесс контроля за поставщиками.

Что делаем:

1. Собираем данные по лицензиям.
2. Формируем лицензионную модель.
3. Унифицируем правила взаимодействия с поставщиками.
4. Проводим категоризацию и измерение качества сотрудничества с поставщиками.

Следствием оптимизации затрат на лицензии будут являться:

• Консолидация лицензий, поиск более выгодных схем лицензирования.
• Сокращение количества лицензируемых продуктов, их унификация.
• Улучшение условий лицензирования за счет консолидации информации.
• Повышение утилизации лицензий.

При организации контроля за поставщиками получаем:

• Измеримость и прозрачность процессов работы с поставщиками.
• Экономию затрат за счет консолидации и стандартизации.
• Упрощение операций по взаимодействию с поставщиками.
• Оперирование договором как самостоятельным активом.

Как развивать систему управления ИТ-активами

Когда крупные части С.Л.О.Н.а внедрены и автоматизированы, можно задуматься над развитием ИТ-системы.

К точкам роста отношу:

1. Разработка политик — от требований к поставщикам к внутренним требованиям. Поддержка и развитие корпоративных стандартов по ИТ-активам.
2. Использование ИТ-активов в проектной деятельности — услуги, инсталляции, лицензии.
3. Управление знаниями в ИТ-активах — база статей с типовыми решениями инцидентов и запросов на обслуживание, документация, инструкции, F.A.Q.

В  итоге получаем многокомпонентную картину собранных воедино и взаимосвязанных частей ITAM-«слона».

Что в итоге

Собственная практика внедрения ITAM-решений подталкивает к следующим выводам:

1. Процесс управления ИТ-активами имеет многокомпонентный характер.
2. С.Л.О.Н.а можно «съесть», но не целиком за один подход.
3. Уже на старте внедрения необходимо определить, к каким целям стремимся и какие шаги выполняем на каждом из этапов.
4. Всегда есть точки роста, т.к. ITAM не ограничивается только сбором информации об ИТ-активах и отслеживанием их изменений.

Ищете решение, которое поможет контролировать все ИТ-активы вашей компании? Оставьте заявку, и мы покажем, как с этой задачей справляется Naumen ITAM.