Дашборды в проектном управлении: чем полезны и как использовать

Руководителю проекта нужно постоянно следить за ходом работы, загруженностью команды, бюджетом, рисками, оперативно решать возникающие проблемы и отчитываться перед стейкхолдерами. Каждый из этих аспектов — массив данных, которые нужно собирать и анализировать, причем постоянно. Экономить время, но при этом всегда иметь под рукой актуальные сведения, помогут дашборды — это настраиваемые интерактивные панели, на которые выводятся нужные актуальные данные.

---

Содержание

Преимущества дашбордов

Какие бывают дашборды: 3 уровня принятия решений
Портфельный уровень
Проектный уровень
Командный уровень

Примеры дашбордов
Контроль бюджета
Анализ прогресса
Участие команды в активностях

Почему важно использовать дашборды в составе системы для управления проектами

6 шагов для создания полезного дашборда

---

Преимущества дашбордов

Ключевые преимущества дашбордов — это информативность, наглядность и компактность. Эти качества обеспечиваются отображением данных в виде виджетов: различного типа диаграмм, графиков и таблиц. На одной панели можно вывести сразу несколько виджетов, которые демонстрируют какой-либо аспект проекта с разных сторон и тем самым помогают составить цельную картину.

Например, для контроля бюджета дашборд может содержать процент освоения, плановые и фактические цифры затрат, разбивку по расходным статьям, сравнение по периодам, график поступлений средств. Из этих деталей складывается понимание актуального финансового состояния проекта.

Информация, которая выносится на дашборд, зависит от специфики направления. В продажах критично отслеживать доходы и расходы, среднее время закрытия сделки; в разработке ПО — количество багов, продуктивность команды и скорость движения по этапам.

Чтобы понять, для чего нужны дашборды, сравним ключевые процессы при работе с информацией в проектной деятельности с ними и без них. Посмотрим, какие преимущества они дают.

С дашбордами	Без дашбордов
Прозрачность процессов: актуальная сводка по всем показателям, виден прогресс проекта, участники понимают свою роль в достижении общих целей.	«Слепая зона» в управлении: прогресс проекта оценивается субъективно, участники команды изолированы в рамках своих задач и не видят общей картины, у руководителя нет инструмента для быстрой оценки статуса проекта.
Все данные в одной среде: руководителю и сотрудникам не нужно переключаться с одного экрана на другой для сбора информации или пользоваться сторонними инструментами для аналитики.	Фрагментация данных: информация разрознена, сроки в одном файле, бюджет — в другом, текущие задачи — в третьем. Ручной сбор данных ведет к росту трудозатрат и ошибкам.
Экономия ресурсов: виджеты обновляются автоматически, никто на тратит на это время, наглядность упрощает интерпретацию больших объемов данных.	Высокие трудозатраты на рутину: подготовка Excel-таблиц и презентаций к совещаниям вручную, из-за задержек в подготовке отчетов руководитель оперирует устаревшей информацией.
Решения в опоре на данные: доступ к объективным ключевым цифрам и статистике проекта.	Решения «вслепую» или интуитивно: без наглядной аналитики тренды (перерасход бюджета, перегрузка команды, незамеченные «бутылочные горлышки» в процессах) остаются незамеченными до момента максимального обострения проблемы.

Таким образом дашборды обеспечивают руководителям и команде ежедневную прозрачность ситуации и контроль над ней. Это позволяет реализовывать проактивное управление на основе точных цифр. Кроме того, инструмент в разы снижает трудозатраты участников проекта на неизбежные рутинные действия по сбору и агрегации данных.

Какие бывают дашборды: три уровня принятия решений

На разных уровнях проектного управления принимаются свои решения, от операционных до стратегических. Но для каждого необходимы качественные данные. Остановимся подробнее на том, какие дашборды будут полезны.

Портфельный уровень

Основные участники и заинтересованные лица: топ-менеджмент, инвесторы, кураторы, директор проектного офиса. На этом уровне планируется реализация стратегических целей бизнеса и распределение ресурсов. Здесь определяются приоритеты, рассматриваются и утверждаются инициативы, выделяются бюджеты, принимаются решения о старте новых проектов и остановке нерентабельных.

Ошибки в стратегических решениях — самые дорогие. Без актуальной информации будет продолжаться финансирование убыточного проекта или останется незамеченным критический дефицит ресурсов на приоритетном направлении, что приведет к существенному срыву сроков. Избежать этого поможет управленческий дашборд.

Дашборды портфельного уровня могут содержать матрицу всех проектов с цветовыми индикаторами-статусами, риски, диаграмму утилизации ресурсов, план-факт освоения бюджета с разбивкой по инициативам, показатели прогресса. Эти сведения помогут отслеживать ситуацию по ключевым составляющим портфеля проектов и вовремя замечать назревающие проблемы.

Проектный уровень

Главный участник — руководитель конкретного проекта. Если портфельный уровень по сути стратегический и организационный, то на проектном происходит планирование конкретных этапов и вех работ, контрольных точек, сроков. Здесь продумывается работа с рисками, окончательно утверждается состав команды и зон ответственности.

Все это должно быть под постоянным контролем РП, чтобы он мог вовремя заметить сложности и устранить их. Допустим, он собирает ключевые метрики в конце каждого месяца. Так он не замечает, что на протяжении этого времени по задачам, которые требуют согласования с экспертом, уходит на несколько часов больше, чем планировалось. К концу месяца они составляют заметный перерасход по трудозатратам. Если бы проблема в организации коммуникаций была замечена раньше, ее можно было минимизировать. В этом помог бы дашборд проекта.

Кроме того, РП нужно регулярно отчитываться перед стейкхолдерами, поэтому ему необходим инструмент для быстрого сбора актуальных данных, которые в проекте обновляются каждый день. Дашборд руководителя проекта может отражать освоение бюджета, плановые и фактические затраты, процент реализации текущего этапа, статус рисков, списание трудозатрат.

Командный уровень

Здесь находится операционная деятельность проекта, основные участники которой — тимлиды, скрам-мастера, члены команды. В центре внимания на этом уровне выполнение текущих задач: мониторинг спринтов, обеспечение потока задач, устранение блокеров, выявление перегруза или, наоборот, простаивающих исполнителей.

Это, своего рода, управление в режиме реального времени, которое направлено на обеспечение успеха итераций. И здесь необходим ежедневный контроль ситуации. Если разработчик «застрял» на задаче, и это выясняется только к концу недели, спринт будет сорван. Если на этапе тестирования скопились задачи и образовалось «бутылочное горлышко», что не было замечено вовремя, спринт опять же не достигнет целей.

В отличие от дашборда директора, для тимлида он будет содержать максимально детальную информацию о выполняемых задачах. Эффективным инструментом в помощь станут дашборды с диаграммами потока и сгорания задач, числом задач в работе, просроченных, со скорым дедлайном, выполненных сегодня, с распределением по исполнителям. Это сформирует у тимлида понимание текущей рабочей ситуации, поможет выявить потенциальные проблемы и быстрее решить их.

Примеры дашбордов

На примере дашбордов в решении для управления проектами Naumen Project Ruler разберем еще несколько вариантов, которые будут полезны для постоянного отслеживания ключевых показателей: бюджета, статусов работ, сроков.

Контроль бюджета

Мониторинг бюджета проекта необходим, чтобы расходы не вышли из-под контроля. Для этого можно построить финансовый дашборд и использовать следующие метрики:

• плановая стоимость — показывает предполагаемую стоимость задач и мероприятий проекта на момент составления отчета;
• соотношение плановых и фактических трудозатрат — позволяет отследить, какой процент из всей запланированной на проект трудоемкости уже потрачен.

Если проект еще не завершен, а показатели приближаются к критической отметке, это сигнализирует о непредвиденных сложностях. Нужно оценить, по какой причине произошло превышение и скорректировать план.

Анализ прогресса

Чтобы получить верхнеуровневое представление о движении проекта, можно отслеживать общие показатели задач и этапов работ.

Выполненные задачи показывают общее количество проведенных работ за все время проекта, за неделю или месяц.

Завершенные этапы позволяют видеть выполненные крупные блоки работ. Например, на проекте внедрения ПО: исследование, подготовка технического задания, настройка системы, обучение пользователей, опытная эксплуатация.

Скорость выполнения проекта показывает прогресс на основании динамики закрытия задач и позволяет увидеть, как работы продвигаются по плану.

Участие команды в активностях

Команда — это ключевой ресурс проекта, поэтому на дашборд можно добавить информацию, сколько всего сотрудников участвует и к какому направлению они относятся.

Загрузка по проекту позволяет получить дифференциацию по участию команды в определенных активностях, а также количеству задач в ответственности каждого сотрудника.

Почему важно использовать дашборды в составе системы для управления проектами

Есть множество программ для создания отчетности на основе информации из внешних источников: таблиц, баз данных и облачных хранилищ. Но у подобных инструментов есть ограничения. При сборе разрозненных сведений легче ошибиться, и построенные графики не будут отражать реальное положение дел. Кроме того, потребуется потратить дополнительное время на выгрузку и пересылку отчетов команде. Риски уменьшаются, если дашборды строятся в комплексной системе для управления проектами.

Интеграция с основными бизнес-процессами. За каждым показателем в ИТ-системе «стоят» другие связанные данные. Например, из общего количества просроченных задач можно перейти в общий список и посмотреть, кто не уложился в дедлайн, что это были за задачи, степень их сложности и другие детали.

Общий инструмент для командной работы. Сотрудникам работать проще, если отчетность строится в единой веб-среде.

Расширенные возможности. Дашборды отражают текущую проектную ситуацию, поэтому они полезны для оперативного управления. Для полноценного ведения проекта потребуются инструменты стратегического планирования. Такие как диаграмма Ганта, которая позволит выстроить всю последовательность этапов, задач, их последовательности, а также «на лету» корректировать ход работ.

При настройке дашбордов внутри готового решения для управления проектами не придется программировать с нуля. Дашбордами, примеры которых мы привели, не ограничиваются возможности, например, Naumen Project Ruler. Решение содержит как уже настроенные панели, так и позволяет сформировать под задачи компании.

6 шагов для создания полезного дашборда

Чтобы дашборд по проектам был эффективен и полезен, он должен отвечать определенным целям конкретного человека или группы. Например, руководителя портфеля, проекта, тимлида или команды. Универсального экрана «для всех» быть не может, так как у разных участников свой фокус внимания. Предлагаем инструкцию из 6 пунктов, которая поможет продумать рабочий дашборд.

1. Понять, кто будет пользователем и каковы его цели. Условно, тимлиду важно наблюдать за ходом спринта: потоком и сгоранием задач, распределением ресурсов, достижением целей, а РП — за прогрессом проекта: соблюдением сроков, утилизацией трудозатрат, бюджетом, контрольными точками.
2. Определить необходимые данные. С обозначенными целями может быть прямо или косвенно связано много метрик. В Naumen Project Ruler на дашборд можно «вытянуть» большую часть сведений о проекте, которые содержатся в системе. Но не нужно стремиться вывести все. Избыток сведений создает информационный шум, мешает восприятию и маскирует проблемы. Оптимально оставить 4–6 пунктов. Если данных больше и все они кажутся необходимыми, лучше сформировать два тематических дашборда вместо одного.
3. Выбрать виджеты, которые наилучшим образом проиллюстрируют сведения в соответствии с целями. Например, для контроля актуальных показателей подойдут индикаторы-«светофоры» или круговые диаграммы (разбивка расходов за месяц по статьям). Для аналитики будет полезнее столбчатая диаграмма с возможностью сравнить эти показатели за последние три месяца.
4. Продумать логику экрана. Оптимальное расположение виджетов: от главного — к деталям. Вверху дашборда и более крупно — ключевые данные, например, статус проекта, прогресс, число критических рисков. Ниже — расшифровка: выполнение текущего этапа, план-факт списания трудозатрат. Еще ниже — детализация статистики по задачам.
5. Настроить фильтры. Например, по периодам, исполнителям и другим параметрам. Это позволит быстро получать данные в рамках одного дашборда, не перестраивая его, и получать более детальные сведения дляаналитики. В NPR фильтры задаются кнопками. При клике на них виджеты обновляются в соответствии с примененным условием фильтрации.
6. Задать права доступа. Дашборд должен быть релевантным и безопасным. В NPR это обеспечивается гибкими настройками в соответствии с ролевыми полномочиями и ограничениями. Каждый участник видит то, что входит в его зону ответственности.

Эффективный дашборд для проектов — это оптимальное сочетание информативности, лаконичности и компактности. Более того, по ходу проекта может возникнуть потребность пересмотреть его, и даже не раз. Это нужно делать, так как дашборд должен отражать динамику и развитие проекта.

Актуальные данные по проекту всегда под рукой с дашбордами Naumen Project Ruler. Покажем, как настроить и использовать.

Часто задаваемые вопросы