Проекты усложняются. Задач больше. Идей больше, а времени и управленческого внимания меньше. Как отобрать лучшие идеи команды из бэклога для новых проектов? Как оценивать пользу для бизнеса и стоит ли вкладывать ресурсы? Разбираем на примере управления инициативами в Naumen Project Ruler.
Что такое инициативы в проектах
Инициативы — это те одобренные идеи, которые команда берет для проработки и реализации на проекте. Например, внедрить
В любых инициативах важна предварительная оценка, насколько они перспективны, что принесут для достижения конечного результата. Ведь проектная инициатива всегда должна быть связана с целями и потребностями бизнеса.
На практике не все компании работают с инициативами через регулярную аналитику «а в чем конкретная ценность?». Отсутствие структурного подхода вызывает логический пробел в цепочке целеполагания. Так появляется разрыв между общей стратегией, планом проекта и непосредственно задачами, которые выполняет команда. И нередко получается, что инициативы появляются как будто из ниоткуда. Непонятно, из каких предложений и идей они «выросли», зачем инициируются и чем обоснован их выбор.
В итоге отсутствие целенаправленной работы с инициативами неминуемо приводит к типовым проблемам. Разберем основные из них.
| Проблема | К чему приводит |
|---|---|
| Нет объективных аргументов, анализа и расчетов эффективности инициатив. | Проектный портфель формируется интуитивно, на основании неверифицированных предложений. |
| Нет подготовительного этапа отсева слабых гипотез, все берется в работу. | Трата ресурсов команды, выполнение задач «в стол», снижение маржинальности проекта. |
| Не выявлены все заинтересованные лица, кто бизнес-заказчик. | Низкая ценность результатов на выходе |
| Нет общего контекста, единого пространства для фиксации. | Разрозненность данных. Инициативы пересекаются по источникам бюджетов, командам, срокам. Сложность в отслеживании статуса и ответственного за реализацию. |
А что если управлять проектными инициативами системно? Давайте посмотрим, как это сделать с помощью инструментов Naumen Project Ruler.
Как создать инициативу
Инициативы в проектах выступают логичным развитием целей, которые ставит перед собой компания. Это значит, что каждую идею нужно связать с определенной целью. И главное — зафиксировать в специальном реестре, чтобы вести всю детализацию по ней в едином источнике и ничего не потерять.
Как это работает. Чтобы добавить инициативу:
- Открываем цели проекта.
- Переходим на вкладку «Инициативы».
- Нажимаем кнопку «+ Добавить».
- Заполняем нужные поля в форме.
Вся работа по оценке и анализу инициативы ведется в отдельной карточке. Там можно указать, в рамках какой цели выдвинута определенная идея.
Также будет доступна вся информация, которую завели при создании и дальнейшей работе: описание, статус, ответственный, инициатор, заинтересованные лица, приоритет, способ реализации и другое. Еще можно обозначить бюджеты, поставить задачи в рамках обработки инициативы, проанализировать риски, прикреплять файлы.
Как настроить жизненный цикл инициативы
В зависимости от специфики проекта можно гибко задать, из каких этапов будет состоять жизненный цикл инициативы. Например, нужно ли ее согласовывать и кто будет участвовать на этом шаге. Это настраивается в разделе «Цели»:
- В карточке «Цели» → «Инициативы» переходим на вложенную вкладку «Шаги».
- Нажимаем кнопку «Добавить шаг».
- Заполняем поля в форме.
- Повторяем настройку для каждого запланированного шага.
При настройке жизненного цикла инициативы обязательно указывается, в какой статус она перейдет после исходного шага. Нужно выбрать из вариантов, какой ему предшествует, и далее роль — в чью ответственность перейдет инициатива. Результат отобразится в карточке инициативе на вкладке «Жизненный цикл».
Как верифицировать инициативу
Любая инициатива подразумевает подключение разных участников проекта. И у каждого свои ожидания, мнения, вопросы. Озвучить их и обсудить можно в поле «Комментарии». Вся коммуникация и решения будут фиксироваться здесь. Это удобно, чтобы не собирать детали переписки по разным каналам.
Чтобы оставить комментарий:
- Открываем карточку инициативы.
- Переходим к соответствующей вкладке.
- Вводим текст в поле «Введите комментарий».
Как получить полную картину работ по инициативе
На каждом этапе жизненного цикла инициативы может потребоваться привлечь исполнителей для решения профильных задач. Ответственному важно понимать, кто и что делает, какие сроки на это отведены. Удобно, если эта информация хранится в одном источнике, непосредственно вместе с инициативой.
Чтобы поставить, а затем контролировать задачу:
- Открываем карточку инициативы.
- Переходим во вкладку «Связанные задачи».
- Нажимаем кнопку «+ Добавить».
- Заполняем форму.
Детализация списка задач будет отображать работы, которые ведет команда при оценке инициативы
Как организовать согласования инициативы
Один из обязательных шагов — согласование идеи. При настройке этого шага согласователи задаются в поле «Роли». Когда инициатива переходит на этот этап, согласования создаются автоматически и назначаются на указанных сотрудников. После того, как все участники выразили свое мнение в
Как зафиксировать прогноз бюджета для инициативы
Ответственный за инициативу создает бюджет и планирует расходы, которые потребуются на реализацию инициативы, а также доходы, если в результате предполагается получение финансовой выгоды. Для этого:
- Открываем карточку инициативы.
- Переходим на вкладку «Бюджет».
- Прописываем расходные статьи с прогнозными цифрами, а также доходную часть.
Бюджетная смета с затратами отразится на одноименной вкладке в карточке инициативы и будет доступна для ознакомления.
Система позволяет подробно расписать расходные и доходные статьи, комментировать и обосновывать затраты
Как оценить риски инициативы
Для каждой инициативы необходимо понимать, какие риски связаны с ней. Поэтому перед согласованием ответственный может составить список потенциальных рисков:
- Открываем карточку инициативы.
- Переходим на вкладку «Риски».
- Нажимаем кнопку «+Добавить».
- Вносим в форму информацию о риске.
Добавленный список согласователи увидят на одноименной вкладке.
Главное
Комплексная работа с инициативами позволяет компании более эффективно формировать портфели проектов. Такой подход помогает накапливать опыт по отбору и оценке идей.
Управление инициативами в Naumen Project Ruler избавляет от хаоса в этой работе и делает прозрачной для всех заинтересованных сторон проекта. Система формирует общий контекст и среду для предложений, что позволяет точнее планировать ресурсы под них.
Хотите узнать больше об управлении инициативами в Naumen Project Ruler? Оставьте заявку, и мы покажем, как это работает.
