Проекты даже с самым опытным руководителем и профессиональной командой не застрахованы от незапланированных событий. Всегда сохраняется доля неопределенности. Это создает риски, а риски в свою очередь могут повлечь изменения. И те, и другие связаны с неизвестностью, но ими можно и нужно управлять, чтобы не поставить под угрозу весь проект.
Работа с рисками
Риски опасны неопределенностью. Поэтому их важно предусмотреть, оценить и продумать, по какой стратегии действовать.
Определение рисков. В первую очередь нужно понять, какие события или обстоятельства потенциально влияют на проект. Это можно сделать с помощью:
- Опроса команды. Если запустить электронную форму, ответы сразу будут собраны в одном источнике — это удобно. Формат устного обсуждения также полезен для сбора такой аналитики.
- Мозгового штурма с привлечением специалистов, которые обладают проектным опытом: участвовали в аналогичном проекте, уже работали с этим заказчиком.
- Анализа документации по проекту. В ней заданы ключевые критерии, контрольные точки, сроки, взаимные обязательства и другие важные моменты. Если они недостаточно объективны, это повлечет риски.
- Встречи с клиентом, чтобы он помог с оценкой рисков, на которые имеет влияние. Это позволит часть исключить, но могут появиться новые.
Оценка и стратегия. На основе оценки риска выбирается стратегия работы. Ключевые характеристики, которые потребуется выделить:
- позитивный или негативный риск;
- вероятность — насколько реально то, что риск случится;
- влияние — как сильно произошедший риск скажется на проекте.
Сопоставление этих критериев позволит определить, как эффективнее действовать.
Позитивный риск влечет положительные изменения в проекте. Например, усовершенствовалась технология, которая используется в проекте, или повысились компетенции команды, что сократит сроки работ. В случае позитивного риска нужно приложить максимум усилий, чтобы он случился.
Если риск грозит негативными последствиями, то нужно сопоставить вероятность потенциального ущерба. Если его влияние не будет значительным, можно не тратить ресурсы на предотвращение, а сразу сосредоточиться на том, чтобы разобраться с последствиями. Если же они ставят проект под угрозу, стоит сработать превентивно и сделать все, чтобы не допустить этого риска.
Если для выбора стратегии требуется более детальная оценка, то можно добавить в нее следующие критерии:
- внутренний или внешний — отражает источник возникновения риска, а значит и то, насколько он поддается влиянию команды проекта;
- управленческий, технический, финансовый — показывает, на какую зону проекта повлияет риск.
Карточка риска в системе управления проектами Naumen Project Ruler: все необходимые данные доступны участникам
План мероприятий. В соответствии с выбранной стратегией для каждого риска продумывается план мероприятий, который декомпозируется в задачи со своими сроками и исполнителями.
Однако на этом работа с рисками не заканчивается. Эта сторона проекта, как зеркало, отражает обстоятельства, в которых он реализуется. Поэтому полный цикл работы с рисками от определения до постановки задач нужно повторять регулярно. Например, раз в неделю или две, зависит от специфики проекта. Могут появляться новые риски, а уже идентифицированные трансформироваться. Соответственно изменится их оценка и, возможно, дальнейшая стратегия.
С автоматизацией. Система управления проектами позволяет видеть полную актуальную картину рисков и понимать, как с ними работают.
Дашборд в Naumen Project Ruler с удобной навигацией показывает типы рисков, которые находятся в работе
Еще одно важное преимущество, которое получают пользователи автоматизированной системы управления, — это постоянно растущая база данных по работе с рисками. Каждый риск, который
В реестре Naumen Project Ruler можно найти риски, которые отвечают текущему проекту, и использовать этот накопленный опыт
Работа с изменениями
Изменения в проекте могут касаться самых разных аспектов: сроков, бюджета, ресурсов, плана и объема работ, исполнителей.
Запрос на изменение. Инициатору нужно сформулировать суть, обосновать необходимость, оценить степень влияния на проект и срочность, указать желательные сроки реализации.
План действий. Когда описание изменения составлено, следует продумать необходимые меры, чтобы его внедрить. Впоследствии этот план будет переложен на конкретные задачи и исполнителей. Готовый запрос на изменение отправляется на согласование заинтересованным сторонам.
В Naumen Project Ruler сведения об изменении и текущий статус запроса доступны на одном экране
Реализация. Когда изменение согласовано, исполнители приступают к своим задачам, чтобы внедрить его в установленные сроки.
Изменения нередко становятся следствием рисков. Заказчик не получил вовремя нужное оборудование — и сдвигаются сроки, появилось новое в законодательстве — и необходимо внести изменения в план работ. Это уже может сказаться не только на сроках проекта, но и бюджете. В этих случаях работа с изменениями продолжает работу с рисками и за счет этого упрощается.
Например, проектная команда знала, что законопроект, который повлияет на работу, находится еще на рассмотрении, и предусмотрела этот риск. Повлиять на его вероятность невозможно. Зато реально продумать план действий на случай вступления законопроекта в силу. В таком случае запустить связанные с риском изменения получится гораздо быстрее, чем продумывать их с нуля. Останется только оформить запрос, для которого уже есть все данные.
С автоматизацией. Система управления проектами аккумулирует информацию по изменению в одной точке. Там она доступна всем заинтересованным лицам. Форма запроса на изменение содержит поля, которые нужно заполнить, поэтому инициатор гарантированно укажет необходимую для согласующих информацию.
В запросе на изменение можно оставить ссылку на риск, который стал первопричиной. Так понять связь проще и быстрее
Работа с согласованиями
Если изменения часто продолжают работу с рисками, то согласования — неизбежная часть работы с изменениями. Каждое из них в той или иной степени влияет на проект. Поэтому требует согласования с заинтересованными сторонами.
Например, в проекте разработки ПО из-за непредвиденных сложностей в реализации ключевой функции необходимо увеличить сроки на две недели. Это серьезное изменение может повлиять на запуск продукта, повлечь дополнительные затраты и потребует перераспределить ресурсы команды. Поэтому для согласования нужно привлечь заказчика, ответственного за бюджет и руководителя команды разработки.
Согласование помогает избежать противоречий и убедиться, что все участники имеют единое видение целей, задач, рамок и ожиданий. Поэтому инициатор направляет им сформулированный запрос с полной информацией по изменению и предполагаемым планом действий.
Сотрудник может быть задействован в нескольких проектах и выступать инициатором изменения или согласующим. Это большой объем информации, в котором нужно хорошо ориентироваться, чтобы принимать взвешенные решения. Согласования не должны замедлять
Автоматизация согласований. На этом этапе изменение можно прокомментировать, вынести свои предложения, получить обратную связь от заинтересованных сторон и в конечном итоге одобрить. Система управления упрощает эти процессы за счет создания единого пространства для коммуникации.
Все участники согласования получают доступ к запросу на изменение и в режиме реального времени могут оставлять комментарии и получать ответы
К выводам
Управление рисками, изменениями и согласованиями в проектах — тесно связанные процессы. Существенная часть изменений становится следствием случившихся рисков. Постоянная плановая работа с рисками не только защищает проект от неожиданностей, но и заметно упрощает внедрение изменений. В свою очередь согласование выступает обязательным этапом при внедрении изменений. Его автоматизация позволяет оперативно получать обратную связь от заинтересованных сторон. Все это дает возможность гибко управлять проектом.
