На результат проекта влияет много переменных — от точности планирования до учета рисков и интересов стейкхолдеров. Об особенностях управления заинтересованными сторонами в проектах и о том, как это работает в Naumen Project Ruler, рассказываем в статье.
Кто такие стейкхолдеры и зачем ими управлять
В проектной практике стейкхолдеры — это те лица, которые определенным образом влияют на проект или его часть. Степень влияния бывает разная. У каждого стейкхолдера ожидания от проекта и его результатов зачастую отличаются.
Задача руководителя проекта — выстроить продуктивное взаимодействие со всеми стейкхолдерами, чтобы направить усилия на достижение общей цели и сформировать у них реалистичные ожидания. А если
Рассмотрим, как это сделать с помощью системы управления проектной деятельностью Naumen Project Ruler.
Составить список стейкхолдеров
В Naumen Project Ruler реализована возможность вести учет всех заинтересованных сторон в проекте. Их можно разделить на следующие виды:
- Внешние — юридические и физические лица, которые не входят в организацию, но влияют на проект. Например, заказчики, инвесторы, подрядчики, партнеры.
- Внутренние — те сотрудники организации, кто непосредственно принимает участие в проекте. Например, руководитель, специально собранные рабочие группы, смежные команды подразделений,
топ-менеджмент .
Для внешних лиц предусмотрен выбор организации и контактного лица, для внутренних — выбор отдела и конкретного сотрудника из оргструктуры компании.
В Naumen Project Ruler можно указать вид стейкхолдера — внешний или внутренний
Важно зафиксировать роль в проекте и то, может ли выбранный участник принимать решения. Для этого указывается, является ли он ЛПР или нет.
При этом роли внутренних стейкхолдеров не всегда соответствуют должности в компании. И это тоже стоит отметить в системе. Например, руководитель
В системе фиксируется, какую роль выполняет стейкхолдер в проекте. Данные об участниках не нужно заводить отдельно, это подтягивается из настраиваемого справочника
Определить степень влияния и вовлеченности в проект
Стейкхолдеры имеют разный уровень влияния на проект целиком или отдельные этапы его реализации. Например, руководство компании максимально вовлечено и принимает решения, от которых зависит результат, а команда проекта имеет средний уровень влияния.
В системе можно проставить эти оценки в карточку каждого стейкхолдера. По умолчанию это значения от 1 до 10.
Карточка содержит ключевую информацию о стейкхолдере: в каком проекте участвует, какова роль, является ли ЛПР, степень влияния и интереса, как связаться
В процессе анализа стейкхолдеров руководитель выявляет ожидания и потребности разных групп. Это дает возможность обнаруживать потенциальные сложности и принимать предупреждающие меры. Например, если интересы одной группы противоречат другой, возникнет конфликт. Менеджер оценивает риски, проводит переговоры и корректирует проектные решения с учетом всех факторов.
Отслеживать по ходу проекта его устойчивость на основе специальных показателей
На основе измерений влияния и интереса рассчитывается показатель классификации. С помощью этого коэффициента получится оценивать условную зависимость проекта от заинтересованных сторон, а также диагностировать здоровье. Вычисляется по формуле:
Влияние / интерес = показатель классификации
В Naumen Project Ruler коэффициент рассчитывается отдельно для каждого стейкхолдера — в этом случае учитываются индивидуальные значения влияния и интереса. Или по всем стейкхолдерам — в этом случае используются усредненные показатели.
Средние показатели интереса, влияния и классификации выводятся на специальный дашборд. Данные позволяют сделать вывод об устойчивости проекта и возможных рисках. Так, если показатель значительно больше единицы, значит, проект сильно зависит от стейкхолдеров. Если коэффициент меньше единицы, значит, интерес лиц высокий, влияние низкое, а результат больше зависит от самих исполнителей.
Общий коэффициент удобно просматривать на специальном дашборде, а индивидуальный — в списке стейкхолдеров
Фиксировать результаты коммуникации и договоренностей
Еще руководителю проекта необходимо определить стратегию взаимодействия со стейкхолдером. Например, заинтересованных лиц с низким влиянием и интересом информировать о ходе проекта кратко. А ключевых стейкхолдеров лучше максимально вовлекать в процесс: делиться новостями, приглашать на встречи, согласовывать изменения.
Назначение рабочих встреч и рассылка итогов. Предусмотрена возможность приглашать на запланированные встречи внешних и внутренних стейкхолдеров. При этом контакты не нужно искать в разных источниках — все необходимые данные хранятся в системе.
Из системы доступна функция планирования встреч и рассылки приглашений участникам, включая стейкхолдеров
По итогам совещания можно составить протокол: отразить в нем принятые решения, сроки и другую важную информацию. Таким образом все договоренности фиксируются, а заинтересованные лица получают единое видение проектной работы.
Naumen Project Ruler позволяет вести учет договоренностей после встречи по проекту в общем пространстве
Добавление задач. Чтобы подготовить нужную информацию, например, отправить инвестору сводные данные об определенном этапе проекта, пригодится функция создания такой задачи прямо из карточки стейкхолдера.
При создании задачи можно сразу указать, к какому проекту она относится, кто ответственный, что нужно сделать и другие детали
Согласование изменений. Если меняются условия (бюджет, сроки, необходимые ресурсы и другие критичные аспекты), это важно верифицировать у заинтересованных лиц проекта. Благодаря согласованиям у стейкхолдеров формируется понимание, как идет работа, происходит синхронизация ожиданий. Заинтересованные лица прямо в системе могут запрашивать и получать комментарии по таким изменениям, одобрить или отклонить.
Всю коммуникацию по изменениям в проекте удобно вести в единой рабочей среде
Ведение заметок. Бывает, что в проекте
Заметки помогают фиксировать любую дополнительную информацию, которая относится к стейкхолдеру
Предоставление отчетности. В системе можно формировать различные отчеты и отправлять стейкхолдерам. Например, для подрядчика предоставить информацию о фактических затратах по завершенному этапу, для
Диаграмма Ганта позволяет ключевым стейкхолдерам контролировать в онлайн-режиме, что из работ запланировано и как всё движется
К выводам
Практика управления заинтересованными сторонами помогает руководителю проекта учитывать ожидания и интересы каждого участника, подбирая наиболее подходящую стратегию. Благодаря системе Naumen Project Ruler появляется возможность автоматизировать процессы управления проектом и взаимодействия со стейкхолдерами. А в конечном итоге — повысить шансы на успех проекта.
