От контроля сроков до статуса задач: как руководителю получать актуальные данные по проекту

Ежедневно на сбор актуальных данных у руководителя проекта уходит от часа и больше. Нужно понимать, как идет работа, разбираться с операционными сложностями, вовремя замечать критические сбои, которые могут повлиять на бюджет и сроки. В результате проджект-менеджер занимается не управленческими решениями, а рутинной сверкой информации. Рассмотрим, с какими вопросами постоянно сталкивается руководитель проекта и какие инструменты Naumen Project Ruler (NPR) помогут ответить на них за несколько минут вместо нескольких часов.

Укладываемся ли в сроки?

Каждый менеджер регулярно отвечает на этот вопрос своему руководителю, стейкхолдерам, заказчику. Неважно, реализация проекта уже в разгаре или дело к финалу. «Успеваем ли мы?» — актуально всегда. Когда этот вопрос звучит в очередной раз, начинается поиск информации: одни говорят одно, вторые — другое, третьи еще не сверялись с графиком. Данные приходится собирать вручную: запрашивать в мессенджерах, по e-mail, телефону. А потом сопоставлять, чтобы дать обоснованный полный ответ.

На старте проекта график удобно смотреть в виде диаграммы Ганта. В Naumen Project Ruler ее можно сделать в нескольких вариантах с учетом различных сценариев. Один из них — сохранить как базовый план и ориентироваться на него. Чтобы понять, какова ситуация со сроками, достаточно сверить план с версией диаграммы, которая отражает фактическое состояние дел. Система дает возможность буквально наложить их друг на друга и выявить расхождения.

Таким образом, чтобы сравнить план-факт, не приходится переключаться между окнами. Видно сразу оба графика. Это позволяет быстро определить, где произошли отклонения от сроков, на что они влияют и как скорректировать дальнейшие действия.

Еще один показатель, который косвенно отвечает на вопрос «Успеваем ли мы?», — прогресс проекта или этапа. Он отражается прямо в иерархической структуре работ и демонстрирует, насколько команда продвинулась от старта к завершению. Прогресс выражается в процентах. Система рассчитывает его по параметрам задач: весу, выполнению, трудозатратам.

Что сделано, что в работе, какова загрузка участников?

Любая проектная команда регулярно встречается всем составом, чтобы обсудить ход работы и возникающие блокеры, синхронизировать планы, оперативно скорректировать действия. Для таких статус-митингов руководителю нужно понимать актуальную картину готовности задач, как они распределены по исполнителям, кто насколько загружен. Выяснение этих простых вопросов и формирование из них единого видения занимает значительное время. Более того, это происходит систематически, в зависимости от того, как часто команда практикует такие встречи.

Отображение данных по задачам на интерактивных досках в NPR можно гибко настраивать и фильтровать. Они могут отображаться по классическому Кanban, а могут группироваться по любому другому параметру задач как в колонках, так и по горизонтальным дорожкам. Это позволяет даже в рамках одной доски получить разную выборку информации, не переходя на другой экран.

Вид карточек на интерактивных досках настраивается по предпочтениям участников проекта. Обычно они содержат ключевую информацию о задаче: статус, срок, исполнителя, приоритет. Поэтому даже без погружения в детали вполне доступно понимание загрузки как команды, так и каждого исполнителя. Можно увидеть, где появляются риски по срокам и сразу перераспределить работу.

Что менялось?

В любом проекте есть изменения разного масштаба. Они касаются сроков, бюджета, ресурсов, требований, плана и объема работ, исполнителей. Когда они происходят спонтанно и неконтролируемо (например, уже после обсуждения в чате или на статус-встрече), крайне сложно понять, кто их инициировал, согласовал, насколько они необходимы. Если изменение, сделанное без должного анализа и оценки, повлечет негативные последствия для проекта, команда и стейкхолдеры потратят много времени на выяснение причин и решение взаимных разногласий.

Naumen Project Ruler содержит инструменты для структурного формализованного управления изменениями. Каждое фиксируется, описывается, указывается инициатор, ответственный, степень срочности и влияния на проект. Решение не принимается кем-то единолично: назначаются согласователи, которые получают уведомления и все данные по планируемому изменению. В зависимости от срочности и важности определяется срок согласования. При положительном решении, если необходимо, ставятся задачи.

История рассмотрения каждого изменения хранится в проекте и к ней можно вернуться в любое время. В результате формируется полная картина того, как и почему менялся проект, какие решения и кем приняты. Это исключает споры и противоречия как относительно того, чья была инициатива, так и в понимании сути предложенных изменений.

Каковы ключевые метрики?

Помимо статус-отчетов, проджект-менеджер периодически собирает различные метрики для руководства, заказчиков и стейкхолдеров. Например, количество новых задач, затраты за период, маржинальность, план-факт по освоению бюджета, срокам, трудозатратам. Сбор этих показателей происходит как планово, так и по запросу. И тогда важно предоставить данные максимально быстро. Но на их сбор уходят если не дни, то точно часы.

С помощью дашбордов в NPR получится собрать всю необходимую актуальную информацию в одном пространстве. Не нужно поднимать одну таблицу, переходить к другой, сопоставлять с третьей, вручную анализировать списки задач, трудозатраты, расходы.

Данные на дашбордах отобразят нужные показатели в удобных для представления и анализа графиках и диаграммах. Они кликабельны, поэтому с каждого виджета можно перейти к деталям и разобраться в ситуации. Также к дашбордам применяются различные фильтры, по которым сведения на виджетах перестраиваются, например, по периодам.

Система содержит уже готовые настроенные дашборды, но каждая компания может собрать свои: под разные цели, роли и с разным уровнем доступа.

Как быстро собрать данные для статус-отчета

Подготовка статус-отчетов — одна из наиболее трудоемких задач руководителя проекта. Причем основные трудозатраты приходятся не на анализ ситуации, а опять же на сбор информации. При этом данные из разных источников могут расходиться, и непонятно, какие считать объективными. Выяснение, где правда, устранение противоречий и представление сведений в нужном формате может занимать пару дней — срок, к концу которого сведения, собранные первыми, уже могут утратить актуальность. Таким образом достоверность, а значит, и сама цель статус-отчета оказывается под вопросом.

В системе реализована возможность автоматического создания статус-отчета по заданной форме. Достаточно указать период. Отчет содержит:

• идентификационные данные проекта;
• цветовые статусы для обозначения состояния расходов, доходов, трудозатрат и выполнения задач в сравнении с плановыми показателями;
• актуальные риски с оценкой и статусами.

Отчет формируется не более чем за минуту и сохраняется в удобном формате. Его можно отредактировать, скачать, переслать. Кроме того, он всегда остается доступным в NPR. Таким образом руководитель в любой момент может представить достоверный документ без потери своего рабочего времени.

К выводам

Значительная доля рабочего времени руководителя проекта тратится не на управление, а на бесконечную актуализацию данных. Что со сроками, планами, нагрузкой команды, какой статус по задачам? — по ходу проекта приходится постоянно отвечать на эти вопросы руководству, стейкхолдерам, заказчикам.

Naumen Project Ruler образует единое пространство и источник истины для всех проектных данных. Решение предоставляет инструменты, которые обеспечивают прозрачность каждого этапа проекта и нужные руководителю данные в любой момент.

Хотите узнать подробнее, подойдет ли Naumen Project Ruler для ваших проектных задач? Напишите нам, и мы проведем демо.