Какие задачи бизнеса решает SAM-система

Управление программным обеспечением — одна из самых больших статей расходов в компаниях. Согласно прогнозу Gartner, общие расходы организаций на корпоративное ПО вырастут на 12% к концу 2023 года. При этом компании все еще часто расходуют бюджет неэффективно из-за хаоса в управлении ПО. В этом материале расскажем, как инструменты автоматизации помогут решить эти проблемы.

Какими рисками грозит отсутствие системы управления программными активами

Отсутствие выстроенной системы управления лицензиями почти всегда означает неоптимальное распределение ИТ-бюджета. ИТ-ландшафт в таких компаниях хаотичен: лицензии закупаются разрозненно, некоторые из них не используются, ПО дублирует друг друга или теряет актуальность, сотрудники самостоятельно устанавливают нелицензионный софт.

Ниже — несколько ключевых проблем, с которыми сталкиваются компании, где нет эффективной системы управления ИТ-активами.

Постоянная переплата за ПО. В отсутствие SAM-решения компании часто тратят средства на ненужное ПО и упускают выгоду от скидок за объем закупки. Софт может утратить актуальность или количество необходимых лицензий сокращается. В условиях хаотичной SAM-среды это легко упустить, и закупка лицензий продолжится в прежних количествах.

По некоторым расчетам, компании, в которых отсутствует SAM-система, тратят впустую до 38% от общего ИТ-бюджета на неиспользуемые лицензии. В случае, когда каждое подразделение самостоятельно занимается закупками лицензий для своих сотрудников, компаниям сложнее контролировать расходы и получать скидки за объем.

Непрозрачность закупок, пропуск сроков оплаты и продления договоров. Компания, в которой нет практики учета лицензий программного обеспечения, вряд ли сможет эффективно планировать закупки и следить за корректностью использования бюджета. Несвоевременная оплата может привести к отключению важного ПО в самый неподходящий момент. Ручная обработка данных о сроках действия лицензий требует много ресурсов, поэтому проще решить эту задачу с помощью автоматизации.

Юридические риски, связанные с установкой нелицензионного ПО. Иногда сотрудники самостоятельно устанавливают на рабочие устройства нужные программы без покупки лицензий. Если компания не отслеживает такие случаи, это может привести к крупным штрафам и проблемам с проверяющими органами. Но даже при полном соблюдении требований регуляторов можно получить штраф из-за отсутствия нужных документов. Важно организовать хранение правоустанавливающих документов (договоров, счетов, лицензионных соглашений) в едином месте с удобным поиском.

Как SAM-решение помогает избежать рисков для бизнеса

Важный шаг к построению системы учета программных активов в компании — сбор всех данных о лицензиях и договорах в одном месте и автоматизация их обработки.

Согласно стандартам ITIL и ГОСТ, это является основной функцией методологии управления программными активами или SAM (Software Asset Management). SAM представляет собой набор методов и ИТ-практик, объединяющих специалистов, процессы, технологии и политики, необходимые для эффективного управления программными активами.

Какие бизнес-задачи можно решить с помощью SAM-системы? Разбираем на примере платформы Naumen SAM.

Планирование бюджета и его оптимизация. Naumen SAM автоматизирует формирование плана закупок, основываясь на данных от каждого пользователя. На основе сопоставления данных система подсказывает, можно ли использовать уже приобретенные лицензии вместо покупки дополнительных. Кроме того, централизованная закупка на все отделы, подразделения, филиалы и представительства компании позволяет получить скидку от вендора за объем.

Защита от нелицензионного ПО. В Naumen SAM это реализуется с помощью инструмента автоматического мониторинга. Когда пользователю предоставляется лицензия на ПО, система фиксирует, кому и для какого устройства была предоставлена лицензия. Одновременно SAM-решение позволяет получать данные обо всех программах, установленных на рабочих станциях, ноутбуках и серверах. Результат сопоставления данных показывает, совпадает ли количество закупленных организацией лицензий и количество фактически используемых. В случае расхождений можно отследить, на каких компьютерах установлены нелицензионные программы.

Оптимизация количества лицензий. Naumen SAM позволяет автоматически проводить лицензионную сверку. Ее результат — данные о количестве приобретенных лицензий и о том, сколько из них действительно используются. Невостребованные лицензии могут быть прекращены или переданы другим сотрудникам.

Своевременная оплата ПО. SAM-решение от Naumen учитывает сроки действия каждой лицензии и оповещает о приближении завершения оплаченного периода. Это позволяет не пропустить срок продления, чтобы избежать прекращения работы программы или автоматического списания средств за следующий период, в случае решения отказаться от ПО.

Замена зарубежного ПО на российское. Уход зарубежных вендоров из России привел к сокращению доли иностранных ИТ-решений в компаниях. Naumen SAM позволяет отслеживать количество используемых зарубежных программ и их долю в общем объеме программных активов компании. SAM-система автоматически создает отчеты для оценки динамики процесса импортозамещения. Отчет можно отправить регулятору, в головную организацию или использовать внутри компании.

Обобщим, с какими типовыми проблемами сталкиваются компании и как их избежать с помощью инструмента автоматизации.

Проблемы в управлении программными активами	Какие возможности предлагает система Naumen SAM
Нет прозрачности в закупленных лицензиях	Автоматический учет лицензий
Неэффективное планирование бюджета на закупку ПО	Сбор данных о реальных потребностях сотрудников в ПО
Наличие избыточного ПО	Контроль за лицензиями, выявление неиспользуемого ПО
Необходимость сократить число зарубежного ПО	Автоматическое отслеживание доли зарубежного ПО
Установка сотрудниками нелицензионного ПО	Автоматизированный расчет лицензионного баланса
Пропуск сроков оплаты лицензий и продления договоров	Автоматические напоминания о сроках действия лицензий и договоров

Выводы

1. Одна из причин неоптимальных расходов ИТ-бюджета компаниями — хаос в системе управления программными активами.
2. Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, еще не внедрившие SAM-решение: переплаты за ненужное ПО, непрозрачный процесс закупок и срыв сроков продления лицензий, штрафы за использование нелицензионного софта.
3. Software Asset Management — это набор методов и ИТ-практик, объединяющих специалистов, процессы, технологии и политики, что необходимы для управления ИТ-ландшафтом компании.
4. Решение Naumen SAM позволяет автоматизировать учет лицензий на ПО и сделать процесс использования и приобретения ИТ-активов более управляемым.
5. Ценность SAM-системы заключается в конкретных эффектах для бизнеса: оптимизация бюджета благодаря контролю за количеством используемых лицензий, защита от штрафов за нелицензионное ПО, более высокий уровень стабильности и безопасности за счет замены западного ПО на российское.