Как внедрить ITAM в крупной компании: этапы, сроки и подводные камни

Представим, в компании решили автоматизировать учет ИТ-активов. Такой проект не ограничивается установкой специализированного ПО. Внедрение ITAM — это зачастую масштабная оптимизация бизнес-процессов организации, наведение порядка в ИТ-инфраструктуре и строгая дисциплина учета.

Успех проекта и оправданность инвестиций в значительной степени зависит от подготовительной работы. Запуск ITAM-решения — финальная часть, которая обеспечит совместное функционирование выстроенных процессов.

Разберемся, как избежать ошибок, что важно учесть, чтобы вместо эффективного решения не получить долгое внедрение, низкое качество данных и неработающую систему.

5 проблем, с которыми сталкиваются при внедрении ITAM без подготовки

Рассмотрим типичные сложности при автоматизации ITAM, если в погоне за скоростью компания, например, не составила полную картину, как должно работать решение.

Отсутствие упорядоченной базы. Как правило, сведения об объектах инфраструктуры автоматически поставляют системы дискаверинга. Корректность передачи требует специальных настроек. Иначе на выходе будут гигабайты неактуальных данных: временных файлов, системных логов и других. Кроме того, через разные источники, например, Active Directory, базы SCCM, дискаверинг может несколько раз получать информацию об одном и том же объекте, но в разных форматах. Система должна уметь распознавать такие дубли.

Сбои в работе CMDB. Связь с базой управления конфигурациями нужна ITAM, чтобы объединять финансовые данные об активах с техническими сведениями. Еще CMDB обеспечивает информацию о связях объектов инфраструктуры с ИТ-сервисами. Это позволяет выстраивать максимально информативную ресурсно-сервисную модель, точно подсчитывать ТСО сервисов и управлять изменениями.

С внедрением ITAM нагрузка на CMDB в разы возрастает. Происходит постоянное сканирование сети, и данные обновляются чаще. Кроме того, для ITAM собираются более подробные сведения: версии ПО, патчи, лицензии. Формируются более сложные связи между оборудованием, софтом, пользователями, бизнес-подразделениями и контрактами. Система может не справиться с возросшей нагрузкой.

Слепые зоны в жизненном цикле активов. Если нет регламентов, выстроенных процессов, цепочек согласований, не определены роли, то самый дорогой и функциональный софт для автоматизации превратится в склад для устаревших данных.

Это порождает разрывы в информации: непонятно, откуда взялась закупка, куда делось оборудование после поставки или перемещения, где документы. При такой ситуации, даже когда система автоматически оповестит о скором окончании гарантии на оборудование, вопрос может остаться без внимания, потому что не определен сценарий реагирования.

Сбои в интеграционных стыках, конфликты данных. ITAM опирается на данные, которые получает из других систем. Важно продумать, из каких источников и как это происходит. Хаотичная интеграция без четкой логики влечет избыточный обмен информацией и перегруз систем, дублирование сведений и, наоборот, отсутствие необходимых точек взаимодействия. Часто возникает непонимание, какую именно из систем считать базовым источником. Поэтому способы интеграции необходимо тщательно продумывать в соответствии с целями и задачами ITAM.

Устаревание системы и данных, отсутствие развития. Бывает, что после внедрения решение оказывается «брошенным». Например, не назначили специалиста по сопровождению, вовремя не перенастроили процессы под меняющиеся цели компании.

Учет ИТ-активов находится на стыке задач бухгалтерии, отдела закупок, ИТ-департамента. Без конкретного ответственного обслуживание системы скорее перейдет на техподдержку, у специалистов которой не всегда есть ресурсы и мотивация развивать софт. Как следствие, решение быстро устаревает и не отвечает потребностям бизнеса.

Чек-лист: что подготовить перед запуском ITAM

Разберем, что необходимо сделать, чтобы избежать типичных проблем при внедрении ITAM-решения. Алгоритм следующий:

1. Спроектируйте жизненный цикл ИТ-актива с необходимыми статусами:
   • пропишите каждый этап;
   • установите последовательности действий для типовых ситуаций, например, инвентаризации инфраструктуры;
   • разграничьте зоны ответственности, назначьте владельцев процессов;
   • обозначьте правила взаимодействия на кадровых стыках.


2. Назначьте ответственного специалиста или отдел (для крупных компаний), чьей главной обязанностью станет обеспечение качества данных в ITAM и соблюдение регламентов учета ИТ-активов:
   • зафиксируйте KPI, привязанные к качеству сведений в ITAM;
   • наделите ответственного полномочиями с правом участия в смежных процессах (закупках, утилизации и др.);
   • распределите ответственность для разных типов данных. Например, технические сведения — для чистоты данных дискаверинга, финансовые данные — для информации о стоимости и амортизации, договорах, документах из 1С, процессы ITAM — для взаимодействия всех сторон.


3. Определите, информацию из каких корпоративных систем, баз данных и справочников будет использовать ITAM-решение.


4. Подготовьте данные к поставке в ITAM. Например:
   • Active Directory — удалите учетные записи уволенных сотрудников, а также об оборудовании, которое не регистрировалось в сети долгое время;
   • 1С — проведите сверку финансовых документов, очистите бухгалтерские справочники от дублей, при которых одна и та же конфигурационная единица (КЕ) названа по-разному;
   • Excel — объедините все имеющиеся файлы, структурируйте информацию и приведите к единому формату.


5. Продумайте инструменты интеграции, чтобы ITAM получал все необходимые сведения, но при этом исключить риски сбоя при обновлении одной из систем.


6. Настройте дискаверинг:
   • определите границы дискаверинга, исключите лишние сети;
   • отфильтруйте типы опрашиваемых устройств и ПО, например, драйверы, временные файлы;
   • задайте правила дедупликации, например, сопоставление данных сразу по нескольким параметрам (серийному номеру, MAC-адресу, домену);
   • настройте регулярность сканирования сети.


7. Подготовьте каталог оборудования для нормализации данных дискаверинга. Обычно крупные вендоры предлагают такой готовый каталог совместно с ITAM-решением. Тем не менее он нуждается в проверке и доработке под специфику конкретной компании, а именно:
   • добавить данные о локальных или зарубежных производителях;
   • настроить связи между наименованиями в каталоге и номенклатурой во внутренних закупках;
   • провести категоризацию под внутренние процессы.


8. Подготовьте CMDB. Если она уже есть, нужно проверить актуальность связей и целостность карты ИТ-услуг.
   
   Если CMDB нет, не стоит стремиться сформировать идеальную базу со всеми связями. Сначала важно заложить основы, к которым далее добавить необходимое. Например, можно включить:
   • основное оборудование — серверы, рабочие станции, сетевые устройства;
   • ПО — операционные системы, платформенный софт, базы данных, офисные пакеты — все, что требует лицензирования;
   • пользователей — за каждой обозначенной КЕ закрепляется ответственный.

В основе качественного учета ИТ-активов — достоверность данных, которые поступают из различных источников. Поэтому значительная часть предварительной работы связана с аудитом, а также подбором необходимых инструментов.

Пошаговый план внедрения ITAM

Перейдем к специфике запуска системы автоматизации. Остановимся подробнее на каждом этапе.

Шаг 1. Развертывание решения и запуск пилота. Подготовка ИТ-инфраструктуры, выделение мощностей и установка ITAM-решения. Важно сразу же позаботиться об информационной безопасности, а также настроить права доступа.

Для пилотного проекта оптимально выделить конкретный сегмент ИТ-ландшафта, который включает от 50 до 200 устройств разного типа. Например, инфраструктура локального ЦОД: серверы, системы хранения данных сетевое оборудование. Или выбрать подразделение, например, ИТ-отдел. Такой вариант даст возможность оценить, как сработает учет на пользовательских устройствах с разнообразным ПО.

Шаг 2. Актуализация каталога оборудования и настройка жизненного цикла активов. В систему загружается готовый каталог оборудования, на основе которого будет проводиться нормализация данных с помощью дискаверинга.

Далее настраиваются статусы жизненныого цикла активов. Например, «Закуплен», «На складе», «В эксплуатации», «В ремонте», «Списан». Также задаются правила автоматического перехода.

Шаг 3. Настройка дискаверинга. Выстраивается архитектура системы, настраиваются способы сканирования, сбора и передачи данных. Первичные настройки решения тестируются на пилотном контуре. Результаты оцениваются на наличие дублей, корректность распознавания моделей устройств и ПО, число объектов, которые не идентифицированы. При необходимости дорабатываются настройки правил дедупликации и фильтрации.

Шаг 4. Интеграция с корпоративными системами. Прямая интеграция — далеко не всегда оптимальный вариант. Может использоваться интеграционный слой на базе очередей, пакетный режим загрузки, асинхронный событийный режим. Способ взаимодействия с каждым источником подбирается на подготовительном этапе.

Шаг 5. Формирование CMDB и сверка данных. Запускается автоматическое сопоставление финансовой информации из бухгалтерской системы с технической из дискаверинга. Например, для программных активов загружаются контракты и лицензионные соглашения. Проверяются результаты, разбираются обнаруженные несоответствия.

Шаг 6. Настройка инструментов контроля. Задаются способы и типы уведомлений, которые помогают отслеживать различные события по активам: гарантийный сроки, сроки лицензий, свободные остатки, даты ППР. Для отчетности и аналитики настраиваются дашборды.

Шаг 7. Опытно-промышленная эксплуатация и масштабирование. Если пилот реализован успешно, к системе подключаются остальные сегменты ИТ-инфраструктуры, подразделения, типы активов. Решение полностью переходит в зону ответственности назначенных специалистов, которые контролируют работу ИТ-системы и занимаются дальнейшим развитием.

Почему ITAM внедряют поэтапно: пилот как точка входа

Рассматривать пилотный проект как запуск демо-версии решения неверно. Это полноценный этап, способный показать экономическую эффективность, например, за счет обнаружения скрытых резервов. Допустим, для пилота выбраны 200 рабочих мест. Дискаверинг сумеет найти невостребованные лицензии или активы, которые остались после уволенных сотрудников. Так, возврат в пул свободных ресурсов и отказ от ненужных подписок принесут мгновенную экономию.

Если для пилота выбран серверный сегмент, то система сразу берет под контроль сроки гарантии и техподдержки. Имеет значение обнаружение даже одного сервера, оставшегося без поддержки вендора и имеющего критическое значение для бизнес-процессов. За счет этого получится предотвратить возможный сбой, который обошелся бы компании в крупную сумму.

Таким образом пилот — не просто апробация функций решения, а старт окупаемости инвестиций, экономия средств и поиск дальнейших точек оптимизации.

Реальные результаты ITAM в крупных компаниях

Телекоммуникационная компания искала не просто систему для учета, а инструмент для комплексного управления ИТ-ландшафтом. Клиент реализовал проект за 5 месяцев, включая основной этап внедрения и дополнительные персональные настройки. Теперь на поддержке 2,5 тыс. активов, среди которых 1,5 тыс. рабочих станций, 1 тыс. серверов и сотни периферийных устройств. Узнать подробности в кейсе →

«Системный оператор Единой энергетической системы» планировал повысить эффективность управления ИТ в более 60 территориально распределенных подразделениях. В итоге на учете — 8,5 тыс. автоматизированных рабочих мест и более 74 тыс. активов, связанные с 62 тыс. объектов бухгалтерского учета.

Опишите нам свои задачи, и мы покажем, как их решить с помощью Naumen ITAM.

Ответы на частые вопросы