Замена ИТ-активов заранее: ищем решение в автоматизации

Поломка техники — это всегда не вовремя. Если перед важным совещанием у вас хоть раз ноутбук уходил в бесконечную перезагрузку, то вы знаете, что значит фраза «Только не сейчас!». Можно попросить ИТ-отдел быстро заменить сломанное оборудование. Но что делать, если подменного фонда нет? Ведь в компаниях строго следят за расходами, и закупить про запас «чтобы было» не получится. Требуется обоснование подобных трат.

Как спланировать закупку нового оборудования на несколько лет вперед и заранее учесть расходы на это? Как понять, что и когда потребуется заменить в первую очередь? Разбираемся в статье.

Что проще: заменить ИТ-актив вовремя или снять с учета

На балансе крупной компании — сотни и даже тысячи единиц оборудования. Что-то в эксплуатации и резерве, что-то в ремонте и пора обновлять. Как «избавиться» от того, что еще работает? А может проще менять технику только при поломках?

Попытка списать оборудование с соблюдением требований законодательства приводит к бумажному торнадо, которое поглощает ИТ-подразделение, бухгалтерию, отдел закупок и другие службы. Общая цепочка процессов, когда ИТ-актив требует замены или снятия с учета компании выглядит следующим образом.

В этом материале сконцентрируемся только на первой процедуре и проанализируем, как сделать так, чтобы замена оборудования проходила по понятным правилам, а главное — заранее.

Как выстроить процесс замены ИТ-активов

Выделим четыре основных шага, чтобы выстроить последовательную работу ИТ-подразделения по своевременной замене активов в компании.

1. Определить порядок оценки сроков использования

Первый вариант — исходить из экспертной оценки ИТ. Подразделение самостоятельно устанавливает срок использования для определенного поколения оборудования. Например, 5 лет для оргтехники или 12 месяцев для носителей информации (внешние диски, флешки и т.п.).

Другой вариант — взять за основу нормы бухгалтерского учета. В среднем срок для компьютерного оборудования составляет около трех лет. Причем в бухгалтерском учете это регламентируется законодательно. Нюанс в том, что оценкой основных средств охватывается только часть оборудования стоимостью более 40 000 рублей и сроком эксплуатации более одного года. Поэтому в любом случае без экспертной оценки со стороны ИТ для значительного перечня категорий активов не обойтись.

Следует отметить, что этот шаг видится самым сложным во всем процессе, т.к. требует экспертизы и необходимости согласования внутри компании на различных уровнях. Вместе с тем преимущество экспертного подхода в том, что, определяя срок на основе собственной оценки, ИТ сможет точнее рассчитывать себестоимость услуг.

2. Спрогнозировать плановые сроки выбытия

Когда в ИТ есть зафиксированные сроки использования оборудования, можно заранее спрогнозировать плановый срок выбытия для каждой категории ИТ-актива. Так появляется информация, которая становится основой для запуска процесса планирования и бюджетирования будущих закупок.

Почему мы говорим про планирование ИТ-активов в статье про их замену и выбытие? Ответ очевиден. Выбытие планируют, чтобы заменять эти активы новыми. Нельзя вывести из эксплуатации больше активов, чем планируется приобрести, а также списать активы раньше, чем запланировано их поступление. Планирование закупок выполнять гораздо проще, когда известно, что, в какое время и в каком количестве придется заменить.

3. Создать единую базу данных по ИТ-активам в системе автоматизации

Если подходить к сбору информации по оборудованию компании с самого начала комплексно, то учет ИТ-активов лучше вести с помощью централизованного инструмента автоматизации. Это позволит оцифровать все этапы управления активами: от планирования, закупки до эксплуатации и выбытия.

4. Планировать замену ИТ-активов заранее на основе актуальной информации

При наличии информационной системы, которая содержит перечень ИТ-активов с нужными характеристиками, регламентированные сроки использования и даты приемки оборудования, формирование планов по их замене становится автоматизируемой задачей. На выходе компания получает готовый план для обновления ИТ-парка и финансирования закупок.

К выводам

Для бесперебойного функционирования любого процесса все необходимые условия оптимально определять еще на этапе проектирования, а затем уточнять в ходе реальной работы. Процесс замены ИТ-активов — не исключение. Важно заранее составлять планы по замене оборудования и вовремя их корректировать. Следование плану поможет компании сделать процесс замены прогнозируемым и управляемым.